Как организовывать мероприятие каждый месяц: секреты стойкого ивент-маркетолога

Это очередная статья для event-проекта академии WebPromoExperts. Сегодня на вопросы об организации ивентов ответит Ольга Оникиенко.

Мать драконов в академии WebPromoExperts, лучший методист Украины и ее окрестностей, бессменный модератор и организатор онлайн-конференций, составитель программ, уговариватель спикеров. Открыватель талантов и зажигатель звезд.

Может все. Железная сила воли, она же воля к победе. Характер нордический.

Любит собак, спорт и в свободное от основной работы время организовывает «Диджитал-девичник».

Организационные вопросы

– Какие форматы ивентов вам самим нравятся больше, как оргам и просто участникам?

Мне нравится формат моего Девичника. Возможно, потому что это моё дитя. Возможно, потому что он позволяет внедрять то, что официально не позволено – быть без галстука, делать то, что нравится, вести себя непринужденно, не оценивать докладчиков и происходящее вокруг. Но как организатор ивентов со стажем, могу сказать, что любой формат по-своему интересен.

– Какие форматы ивентов с вашей точки зрения невыгодно проводить?

ВИППРЕМИУМЛАКШЕРИ :) Я говорю об очень дорогих конференциях, с мегадорогими докладчиками (особенно заграничными и малоизвестными)… Но возможно, я не права. Я просто такие не делала и не сталкивалась с аудиторией.

Просто ориентируясь в ценниках на все, начиная от аренды помещения и до продажи спонсорских пакетов, могу с уверенностью сказать, что организация, к примеру, офлайн-конференций – достаточно дорогостоящий проект, особенно, если хочешь провести достойно, не экономя на каждой мелочи. Затратная часть обычно большая, а маржа, как правило, маленькая, с учетом возможностей рынка. Так что можно и минусовать.

– Нужно ли делать сначала маленькие мероприятия, чтобы потом размахнуться на большое. Или?

Не важен формат. Важно, для кого и что ты делаешь, какое твое УТП и какой профит ты можешь дать участникам.

– Какие пять вещей должны делаться в большой конференции по умолчанию?

1. Удобная локация прежде всего.

2. Выделенный и просчитанный бюджет, с расчетом всех форс-мажоров и план по ценообразованию, в разрезе минимального, оптимального и максимального (как правило, его прописывают детально в проектном плане).

3. Должен быть разработан четкий сценарный план для всех причастных, в котором детально описаны зоны ответственности и в случае отсутствия ответственного – его замены (ну и да, там же все контакты).

4. Программу обязательно нужно сделать за 4-5 месяцев (а в этом часто бывает основной конфуз), сопутствующий контент должен выходить вовремя (лендинги, анонсирование, рекламные и промоактивности) – сразу после выхода вашей посадочной страницы.

5. Во время проведения ивента все причастные должны четко знать свои задачи и работать командой, чтобы не было слишком длительной регистрации, чтобы не сбоила техника и презентация, чтобы все доклады шли четко в тайминге, чтобы людей на брейках кормили вкусно, много и без очередей, чтобы всем хватало места, чтобы спикеров встречали и «кружили» (но это все решается, как я и говорила, проектным планом)…

– Какой самый сложный случай приходилось разруливать?

При хорошей подготовке сложные случаи не такие уж и сложные. Самые распространенные факапы: сбой техники (проектор, микрофоны), отсутствие презентации (потерялись), отсутствие спикера (поехал не туда, застрял в пробке, перепутал даты/время) – это все у меня было, и это все решается заблаговременной подготовкой.

Свет и микрофоны достаются из «души» звукаря на локации методом заблаговременного пинания. Проектор/шнуры и кликеры, как и запасные ноутбуки с презентациями на флешке (и обязательно предварительно загруженными в облако, чтобы можно было что-то изменить и снова скачать) прутся с собой. Несколько докладчиков либо готовят дополнительные презы, либо просто предупреждаются, что выйдут не в свое время, либо выходим с форматом «задай вопрос из зала» (возможно, даже круглым столом)...

– Как сделать так, чтобы мероприятие стало культовым? Я знаю, что у вас есть волшебная палочка.

Без отменных докладчиков, которые умеют работать с аудиторией, ничего не выйдет. Они – основной секрет успеха. Еще решает хороший интерактив, продуманный нетворкинг и вкусная еда.

– Как снять уровень напряженности перед событием?

Я пью вино) Но Минздрав конечно же предупреждает :) Хотя, если нужно, могу поделиться рекомендациями)

– Что такое, по-вашему, хорошее мероприятие?

Это когда после первого второе набирается автоматически. Регистраций – море, билеты улетают, солд-аут наступает в считанные дни.

– Как отвлечь участника мероприятия от переизбытка информации?

Тут очень важен формат самого ивента. Если мы говорим о конференции, то там переизбытка не будет, это больше информационно – кейсовые встречи. Там больше фана, общения, интересного опыта. Такое мероприятие не нагружает, а скорее мотивирует.

Если же это мастер-классы или воркшопы, то конечно, для того чтобы не перегреть аудиторию, их не нужно делать слишком длинными (максимум 4 часа), очень структурированными, чтобы каждый участник понимал, почему он изучает материал именно в такой последовательности, и с дополнительными материалами (к примеру, чек-листами), которые слушатель унесет с собой и, глядя на них, сможет быстро восстановить в памяти всю необходимую информацию.

– Эволюционируют ли сейчас мероприятия и в какую сторону?

Если честно, то в силу загруженности я бываю на очень узкой линейке мероприятий, но могу точно сказать, что их стало очень много. Есть несколько ребят, которые подходят к событиям действительно с креативом (пример, конфа для айтишников «Мы»). По поводу эволюции – те ребята, у кого я бываю, всегда держат высокую планку. Думаю, это рецепт их успеха)

– Что делать при отключении электричества или драке?B/

Предварительно закупить фонари и свечи и зарядить ноуты. Позвать охрану или больших мужчин (хотя-я-я... можно и тотализатор устроить ;) но это не точно)))

– Поучительный случай из жизни организатора. Поделитесь.B/

Честно? Любой факап на производстве меркнет в сравнении с кучей холиваров, которые могут развести участники конференции в чате (если это онлайн-формат). И здесь нет логического объяснения, почему они это делают, причиной может быть волнение лектора или баг со звуком, или просто то, что их не видят и можно делать все, что заблагорассудится.

Вот именно с такими историями я пока не научилась бороться, кроме как просто запастись валерьянкой и:

а) не реагировать на ёрничество;

б) никогда не вступать в долгие и заядлые дискуссии, которые приводят к разжиганию конфликтов;

в) немедленно удалять откровенно хамские и оскорбительные комменты.

А в целом всем, кто занимается нашим нелегким делом, один совет:
проектный план / предварительный просчет / траты в рамках бюджета / сценарий для команды… и терпения)))

А знаете ли вы, что огромный блок по ивент-маркетингу Ольга ведет в рамках курса «Контент-маркетинг»? Бегите и записывайтесь!

Докладчики и контент

– На что должен делать упор организатор: на контенте, нетворкинге, докладах?

На докладчиках и контенте. А это подразумевает, что ты постоянно находишься в процессе мониторинга. Решают связи и рекомендации. Я всегда реагирую, когда мне говорят: «Посмотри, какой докладчик хороший» – иду и проверяю. У организатора всегда заряжен телефон, открыта записная книжка и готов план Б.

– Самый секретный секрет – как стать спикером у вас? Кто отбирает доклады?

Если у тебя есть крутой кейс с показателями в цифрах и ты не боишься и хочешь его показать, поделиться опытом – буду рада обсудить) Пока основной «чек» по спикерам и докладам – на мне)

– Какие есть требования?

– Есть ли черные списки?

Есть. Но о них не нужно. Скажу так. Я не люблю «водовозов» и тех, кто за тридцать минут доклада двадцать рассказывает о «своем жизненном пути».

– Любите ли вы зажигать звезды или предпочитаете старых проверенных спикеров?

Я люблю прекрасную комбинацию этих двух типов. С точки зрения любви к работе, «монстры» всегда приятны, и ты всегда гордишься, что они с тобой. Новые звезды открывать – это всегда мегакайфово. Ты потом гордишься и собой, и когда они становятся «монстрами» (см. пункт 1). С точки зрения профита – «монстры» собирают аудиторию, и на них приходят, поэтому без них никак. А вот «юные звезды» иногда дают такой зашкварный контент, что у всех просто ощущение вау-эффекта. Так что я – за симбиоз.

– Смотрите ли вы доклады заранее? Проверяете ли тайминг?

Если докладчика я не знаю, с ним не сталкивалась ранее или он никогда не выступал – в обязательном порядке! Если я уже знаю спикера – нет, отношусь с огромным доверием.

– А есть ли «запасные докладчики», на всякий случай?

Скажем так, всегда есть «подстраховочный список», но я крайне редко этим пользовалась.

– Как охмурить спикера, если он звезда, а вам очень хочется?

Говорить о его выгодах и, соответственно, давать ему то, что он просит.

– Какие мероприятия вы мониторите? Как ищете новые фишки?

Как правило, мониторю два типа мероприятий:

1. Те, которые посещаю постоянно (чтобы сразу бронировать дату).

2. Те, что меня заинтересовали по тематике (возможно, актуальностью или просто самой темой).

Конкурентов тоже люблю посещать, но тут исключительно рабоче-спортивный интерес, и каждая мелочь в данном случае оценивается с позиции «а как бы сделала я?»

– Нужен модератор? Как возбудить аудиторию на вопросы?

Модератор нужен обязательно! Более того, модератор должен четко выполнять тайминговые задачи, помогать лектору и подстегивать зал задавать вопросы. Но как показывает практика, если доклад хороший, вопросов всегда много.

От редакции: Не пропустите статьи для event-проекта академии WebPromoExperts:

«Какой контент для проектов нужно подготовить организатору»

«Как не наступить на грабли при организации ивента»

Спонсоршип

– Поиск спонсоров: отдельная и больная тема. Сколько на это уходит времени, как сделать предложение, от которого нельзя отказаться?

Времени уходит много. Тут есть небольшой лайфхак. Планируя событие, лучше всего сразу думать не только об аудитории, но и о том, кому потенциально можно продать спонсорство. И еще до формирования программы вынести потенциально-интересных спонсоров (желательно с контактными лицами) в отдельный список.

НО. Если у вас уже было партнерство и вам доверяют, можно писать сразу, не стесняясь. А вот если вы ранее не сотрудничали, лучше писать о спонсорстве после того, как будет готова программа и лендинг. По временному промежутку на принятие решения уходит разное количество времени. Если, как я уже говорила, у вас были партнерские отношения, то спонсорство заходит сразу, в течение пары дней. Если же это новые контакты, то, как правило, может пройти 3-4 недели, а то и полтора месяца.

По предложению. Тут всегда важно говорить, что конкретно спонсор получит от вашего мероприятия, что будет выгодно ему. А если еще все это перевести в цифры, тогда убедить будет гораздо проще.

К примеру, спонсорский пакет стоит $1 000. Это 27 000 грн. Конфа собирает 400 человек (предположим, это офлайн). При правильной презентации своего продукта/услуги вы получаете клиента, и если ваша услуга или продукт стоит, к примеру, $100, то для того, чтобы окупить спонсорский пакет, вам нужно 10 клиентов. С 400 человек – это 2,5 % конверсия. Конечно, если у вас есть уверенность в своих представителях, вы соберете эту конверсию. А если еще и спецпредложение, тогда уж точно.

Ну и плюс можно бонусом дать базу участников события. Возможно, степень принятия решения будет не быстрой, да и возможности кросс-продажи есть. Но это банальный пример на пальцах, просто для того, чтобы показать, как лучше обосновать стоимость спонсорства.

– Спонсоры есть, как угодить всем, и как происходит день застройки? Или нет такого дня и можно всё с утра успеть сделать?

Во-первых, изначально, если это офлайн, делается чертеж с разметкой мест. Если онлайн – обозначение прайм-тайм и остального тайминга. Исходя из чертежей и тайминга предлагаются спонсорские места. Если мы говорим об офлайн-событии, то в проектном плане всегда прописаны точки спонсорских локаций, либо в онлайне – время озвучки или включения активностей. И конечно же, ответственный, который за этим следит. Он и отслеживает соблюдение всех договоренностей.

Если мы говорим про монтаж и демонтаж, то он происходит в день события, за пару часов до начала регистрации, а во время последнего доклада вечером все быстро демонтируют.

Маркетинг

– Как добиться sold out?

Это обеспечит:

Но самое главное, конечно, все пункты – со словосочетаниями «своевременно сделанный/созданный/запущенный».

– Как добиться любви и дружбы от прессы: секрет анонса.

Для начала нужно понимать, что не вся пресса полезна конкретно тебе) А вот если уже понял, тогда не скупись либо на деньги, либо на взаимовыгодное партнерское сотрудничество. Что же касается анонсов, то они просто должны быть интересны ЦА, а соответственно, пресс-порталы выбирайте исходя из этого.

– Какую роль в успехе мероприятия играет инстаграмность места? Это вообще важно – все эти упоминания, хештеги? Отслеживаете? Как это делаете?

Социальные сети работают исключительно на позиционирование бренда. На этом все. На сбор и продажу. Остальное – реклама/ремаркетинг/анонсирование в СМИ.