25.03.2019

Как не наступить на грабли при организации ивента: опыт I-marketing

От редактора: большой сезон ивентов начался. Совсем недавно я получила подтверждение такой гипотезы: ивенты бешено генерируют лидов не только в образовательной сфере.

А если вы давно хотите провести конференцию, семинар, вебинар, митап, да все чего-то боитесь – читайте это интервью. Это первое интервью из целой серии «Event-проект академии WebPromoExperts».

Сегодня у меня в гостях Сергей Аликсюк, партнер академии WebPromoExperts.

(Я начала свой путь в интернет-маркетинге с летней конференции Школы интенсивного интернет-маркетинга I-Marketing: BBQ – попала на нее летом 2015 года. Конференция прошла, а любовь к интернет-маркетингу осталась навсегда. Мне на память остался самый первый копирайтерский текст – отзыв про эту конференцию. Думаю, что много бизнес-партнерств, дружеских отношений, взаимных симпатий и проектов начинаются на офлайн-ивентах.)

Досье:

Сергей Аликсюк, управляющий партнер в I-marketing.ua, на SMM Rоcks отвечает не только за SMM но и, собственно, за Rocks.

Отличительные особенности: евангелист Telegram, любит рок и бульдогов.

Всеукраинские конференции:

SMM Rocks

Email conf

Контент-маркетинг

БЛОК 1. Оргвопросы

  • Есть ли будущее у офлайн-ивентов, с учетом всеобщей погруженности в гаджеты и тотальной занятости?

Онлайн-образование не вытесняет офлайн-ивенты. Просто цели и задачи у этих двух форматов разные. Например, онлайн может иметь большой охват, стоить дешевле, но не имеет классического нетворкинга, к которому многие привыкли. Несмотря на тренд интровертов, офлайн остается самым эффективным способом коммуникации. Также всегда будут ивенты, которые не подходят под формат онлайн.

  • Какие форматы ивентов с вашей точки зрения невыгодно проводить?

Все зависит от задач и целей. Если хочется заработать денег, невыгодно проводить ивенты с низкой стоимостью. Если ивент для PR или заточен под поиск клиентов, тогда наоборот, ценник желательно держать небольшой, чтобы собрать как можно больше участников.

  • Нужно ли делать сначала маленькие мероприятия, чтобы потом размахнуться на большое. Или надеяться на авось?

На авось я бы никогда не полагался. Если есть желание проводить ивенты, начинать необходимо с маленьких. Уже после приобретения опыта можно замахнуться на крупные мероприятия.

  • Какие пять вещей необходимо предусмотреть для большой конференции по умолчанию?

  • Место проведения. Оно должно быть комфортным, вместительным, с хорошим сервисом. К нему должно быть удобно добираться.

  • Стол регистрации. Продуманная механика принятия большого количества людей с минимальными ожиданиями. А также группа волонтеров, которая расскажет и покажет, куда, когда и зачем. Работать на опережение с момента встречи участника.

  • Модераторы. В каждом потоке должен быть модератор, который контролирует доклады, устраняет сам или вызывает ответственного для исправления технических неполадок. Следит за таймингом.

  • Питание. Участники находятся на конференции целый день. Поэтому обязательно продумать фуршет. Голодный участник – недовольный участник.

  • План Б. Да, он всегда должен быть в случае форс-мажора. Организатор, даже опытный, не может предвидеть или предугадать возможные «бедствия», которые могут случиться на конференции. Но он может разработать план Б для мгновенного реагирования.

 

  • Какой самый сложный случай приходилось разруливать?

Когда запланированная конференция была сорвана и перенесена из-за политических событий в стране. А в момент конференции двух наших спикеров держали на таможне в аэропорту и грозили депортацией. Все обошлось, но процесс решения проблемы был очень сложным.

А самый поучительный случай такой. На одной из конференций мы решили, что обойдемся без помощников, только своими силами. Вот почувствовали себя суперлюдьми. В итоге мы делали все, не успевали общаться с участниками, бегали, носили, ремонтировали и т. д. Это абсолютно неправильный подход. Задача организатора – организовать процесс так, чтобы ивент был комфортным не только для участников, но и для тебя, чтобы не получить на выходе бездыханное тело.

  • Как сделать так, чтобы мероприятие стало культовым? Я знаю, что у вас есть волшебная палочка.

Палочки нет. Если ты любишь то, чем занимаешься, вовлекаешься и готов служить всем участникам и спикерам, продумываешь детали, тогда ивент станет культовым. Конечно, надо понимать, что вся эта махина не держится на одном человеке. Это целая группа специалистов, начиная от организатора и заканчивая спикерами.

  • Как снять уровень напряженности перед событием?

Я никогда не испытывал напряжения перед мероприятием. Напряжение мешает мыслить, и ты теряешь важные детали. Волнение всегда присутствует, напряжение – нет.

  • Как отвлечь участника мероприятия от переизбытка информации?

Наличие лаунж-зоны. Не просто места, где можно выпить кофе, а места, где может проходить какой-то интерактив, музыка, массаж, фотозона, что угодно, что разбавит ивент.

  • Скажите вы за VIP-формат или против?

Мы никогда не практиковали VIP-формат, впервые опробуем это на SMM Rocks. Но мы не против. Я и сам в випах ходил. Это очень удобно, особенно, когда после конференции ты спокойно общаешься со спикерами.

  • Расскажи про «слабое звено» – где чаще всего можно нафакапить при подготовке?

Такое звено – в голове у организатора и его компетенциях. Если он не способен выстроить стратегию, ленится на этапе продвижения, бездумно сливает бюджет или просто не способен быть двигателем, проект будет загибаться. Возможно, он состоится, но не так, как хотелось бы. Организатор – это публичная личность, комок энергии и позитива, который способен закрутить все вокруг себя, как ураган, чтобы все, кто его окружает, читает и смотрит, видели крутые идеи, которые он будет транслировать на ивенте.

БЛОК 2. Докладчики и контент

  • На что должен делать упор организатор: на контенте, нетворкинге, на докладах?

На всем. Но как показывает практика, участники ценят больше качество докладов. Даже вкусная еда не поможет, если доклады были пустыми, без практики, не актуальными.

  • Самый секретный секрет – как стать спикером у вас? Кто отбирает доклады? Какие существуют требования?

Секретов нет. Просто написать нам. Требований немного. Главное, чтобы человек был экспертом в том, что он собирается преподавать. Также нужно уметь работать с аудиторией, быть энергичным.

  • Есть ли черные списки?

Черный список есть, но он очень маленький.

  • Любите ли вы зажигать звезды или предпочитаете старых проверенных спикеров?

Зажигать звезды – это, наверное, наш профиль. Так сложилось, что мы смотрим на специалистов, которые реально круты. В этом случае предлагаем им выступить с докладом. Но спокойней, конечно, со старыми и проверенными.

  • Смотрите ли вы доклады заранее? Проверяете ли тайминг?

Если дело касается нового спикера, то обязательно смотрим на доклады и презентации. Тайминг стараемся держать, как указано в программе, чтобы слушатели могли планировать и свое время. Это сложно, но реально.

  • А есть ли запасные докладчики, на всякий случай?

Запасные докладчики должны быть всегда. Это жизнь, и всякое случается – командировка, встреча, болезнь.

  • Как охмурить спикера, если он звезда, а вам очень хочется?

Когда вы зарекомендовали себя на рынке как хороший организатор, то звезд уже не нужно охмурять. Если звезда заинтересована в вашем ивенте, то может выступить на условиях или без. Если вы на старте, тогда придется быть убедительным, и если получили согласие, то выполнить все оговоренные условия максимально качественно и в срок.

  • Какие мероприятия вы мониторите? Как ищете новые фишки?

Мониторим все мероприятия в нашей тематике. Во-первых, это интересно. Во-вторых, можем посещать и учиться. Мы-то знаем ценность. Фишки генерируем самостоятельно.

  • Как возбудить желание аудитории задавать вопросы? Нужен модератор?

Модератор не возбуждает. Возбуждает спикер. А модератор сдерживает, направляет и контролирует это возбуждение.

БЛОК 3. Спонсоршип

  • Поиск спонсоров – отдельная и больная тема. Сколько на это уходит времени, как сделать предложение, от которого нельзя отказаться?

Первые ивенты мы тянули исключительно за свои бюджеты, даже большие конференции. Впоследствии спонсоры сами стали находить нас.

  • Спонсоры есть, как угодить всем, и как происходит день застройки? Или нет такого дня, и можно всё с утра успеть сделать?

Есть покупка стендов. Застройка происходит либо утром, либо вечером перед конференцией, все зависит от сложности конструкции.

БЛОК 4. Маркетинг

  • Как добиться sold out?

Раздать бесплатные билеты:) А вообще это не предсказуемо. Например, в узкой нише трудно забить залы. Если тема вне конкуренции и рассчитана на большую группу ЦА, то вполне реально. Многое зависит от организаторов.

  • Как добиться любви и дружбы от прессы: секрет анонса?

Писать так, как будто хочешь, чтобы твой лучший друг обязательно пришел на это мероприятие. А с прессой и партнерскими анонсами все решают личные знакомства и добрые отношения.

  • Какую роль в успехе мероприятия играет инстаграмность места? Это вообще важно – все эти упоминания, хештеги. Отслеживаете? Как это делаете?

Тут надо понимать, какая аудитория придет на вашу конференцию. Например, на Email Conf участники очень мало делают совместных фото, но на SMM Rocks фотографий в социальных сетях множество, успевай только отслеживать.
Отслеживать можно по хештегу, упоминанию ивента или по отметкам на фото.

От редакции: Вы можете задать свой вопрос по организации ивентов в комментариях. А мы приглашаем вас на SMM Rocks – культовое событие украинского диджитала.

Для читателей блога действует промокод 10 % wz

Посмотреть программу и немедленно захотеть на конференцию

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Ната Заяць

Главный редактор блога «Webpromoexperts»

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на блоге WebPromoExperts.

Интернет-маркетинг, Конференция
Узнавайте обо всем первым!
Вопросы и комментарии:
Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии