Секреты успешных вебинаров. Часть 1

Начало года — то самое время, когда составляются и утверждаются планы работ, и мы все не прочь попробовать что-то новое в работе. Если вы подумываете о добавлении онлайн-мероприятий в график ивентов, то наш лонгрид в двух частях как раз для вас.

В этой статье я поделюсь своими навыками по организации вебинаров. В предыдущей статье я дала общие вводные рекомендации по данному формату, сейчас будет практика и много маленьких важных деталей.

Нужны ли вам вебинары?

Для начала давайте определимся, нужны ли вам вебинары. Это относительно новый, но уже прочно вошедший в маркетинговую практику формат. Я бы не стала противопоставлять его классическим офлайн-мероприятиям (выставкам, конференциям, семинарам) и сравнивать их друг с другом. Они совсем разные, но прекрасно дополняют друг друга и усиливают эффективность канала Event в комплексе маркетинга.

Кто и зачем использует вебинары?

Можно выделить три главные цели вебинаров:

1. Обучение. Как используется:

• Крупный бизнес — для обучения собственных сотрудников и партнеров. Например: отделы обучения операторов в аутсорсинговых или корпоративных контактных центрах или обучение сотрудников транснациональных косметических компаний.

• Крупный бизнес — для обучения клиентов в корпоративных онлайн-университетах. Например: школы финансовой грамотности у банков, обучение технике продаж и клиентскому сервису у компаний-интеграторов и разработчиков ПО.

• Специализированные онлайн-школы и университеты — профессиональное обучение (программирование, интернет-маркетинг, дизайн, бизнес и управление).

• Частные тренеры и коучи для проведения лекций и мастер-классов на всевозможные темы: от таких популярных, как похудение, личное развитие, психология, путешествия до рунической магии и технологий блокчейн.

2. Совещания. Актуально для крупных компаний, особенно с распределенной региональной сетью, для проведения совещаний сотрудников и бизнес-встреч, переговоров с клиентами.

3. Маркетинг:

• Как дополнение к офлайн-мероприятиям (семинарам, конференциям).

• Поддержка вывода на рынок новых продуктов и обновлений.

• Промо перед платными тренингами и курсами.

Еще несколько подсказок, почему вам стоит начать проводить вебинары.

В нашем проекте «Онлайн-университет LiveTex» вебинары отлично работают, потому что:

• наш продукт сложный, обладает многими функциями, о которых нужно подробно рассказывать и показывать;

• продукт часто обновляется, и мы хотим регулярно оповещать об этом наших клиентов;

• у моих коллег много дополнительных компетенций (интернет-маркетинг, PR, обучение операторов контакт-центра), которые помогают лучше работать с платформой клиентского сервиса;

• мы хорошо знаем тенденции рынка, на котором работаем, готовы делиться знаниями и прогнозами;

• у нас есть интересные кейсы с клиентами.

Соответственно, все перечисленные поводы прекрасно трансформируются в тематическую сетку для вебинаров, которая обязательно должна «биться» с общей контент-стратегией. Список далеко не исчерпывающий, его можно и нужно дополнять, в зависимости от вашей специфики.

Что нам дают вебинары

Во-первых, лояльность. Благодаря вебинарам мы поддерживаем регулярный контакт с нашими действующими клиентами и партнерами. Среди них регулярные посетители наших вебинаров и даже сотрудник компании-партнера, который не пропускает ни одного.

Во-вторых, вебинары обеспечивают постоянный приток новых лидов в нашей воронке маркетинга — это ведет к росту продаж.

Итак, вы решили начать проводить вебинары. Давайте определимся с матчастью.

Что нужно для проведения вебинара

1) платформа для проведения вебинара;

2) ноутбуки с веб-камерами и гарнитурами для спикеров и модератора вебинара;

3) хороший Интернет;

4) тихое, хорошо освещенное помещение, желательно брендированный задник (пресс-вол, ролл-ап);

5) команда для подготовки и проведения: спикеры, модератор, дизайнер, интернет-маркетолог, веб-мастер;

6) время на подготовку и рекламную кампанию вебинара.

На рынке существует большое число платформ для вебинаров, зарубежных (GoToWebinar, WebEx, Adobe Connect) и отечественных (Webinar.ru, Mirapolis Virtual Room, eTutorium). Есть бесплатные сервисы для трансляций, например, Google Hangouts. Не буду советовать что-то конкретное — лучше попробовать самостоятельно, тем более большинство сервисов предоставляет бесплатный тестовый период.

На что обратить внимание при выборе сервиса вебинара

1. Язык интерфейса и сервисных уведомлений. У меня был опыт использования известной зарубежной платформы вебинаров, которая хорошо и стабильно работала. Но все в ней было на английском языке, включая форму регистрации, инструкции по посещению вебинара и напоминания.

Анализ воронки конверсии показал, что очень немногие из пришедших на страницу вебинара в итоге зарегистрировались, а из зарегистрированных на сам вебинар пришли еще меньше. При повторе вебинара на русскоязычной платформе результат был на порядок лучше. Не смотря на то, что все мы учим английский со школы, можно предположить, что зрители не понимали или боялись формы регистрации, инструкций и напоминаний на чужом языке.

2. Необходимость установки программ и плагинов на компьютер зрителей. Старайтесь этого избегать. Многие зрители не смогут или не захотят ставить дополнительные программы и не посмотрят ваш вебинар. Лучше, когда зрители попадают в вебинарную комнату по индивидуальной ссылке, которая генерируется и высылается им при регистрации.

3. Все необходимые для ведущего инструменты должны находиться в одном интерфейсе, без переключения между вкладками. Как минимум ведущий должен видеть презентацию и иметь возможность ею управлять. Звучит забавно, но мне приходилось смотреть вебинар, на котором ведущий просил модератора переключать ему слайды. Было жалко и ведущего и зрителей. Ведущий должен видеть свое изображение с камеры, чат и вопросы посетителей. Обязательно нужна возможность выгрузки чата и вопросов. На каждом вебинаре мы используем функцию обмена (расшаривания) файлами для участников вебинара. Часто используем опросы, «указку», медиафайлы.

4. Вне интерфейса ведущего, но в рамках личного кабинета администратора вебинара важна функция настройки формы регистрации перед вебинаром и последующей выгрузки данных участников и статистики: из каких источников они к вам пришли, какой процент новых участников и постоянных.

5. Запись вебинара. Самое важное! Эта функция должна включаться автоматически при начале эфира. Мы отказались от одной платформы, у которой запись включалась отдельно от запуска эфира. В половине случаев или я, или мои коллеги забывали включить запись или делали это с опозданием. И это провал, так как вам и вашим зрителям нужна запись вебинара с первой и до последней минуты.

Сколько времени нужно на подготовку вебинара и как часто их проводить

Когда я только начинала вести проект «Онлайн-университет LiveTex», я услышала такой совет по подготовке вебинара: «Не надо заморачиваться на репетиции, это современный формат. Мы один раз соберемся накануне, обсудим, кто что будет говорить, и потом уже встретимся на эфире».

Пожалуйста, если только вы не мега-гуру публичных выступлений и не ведете вебинары еженедельно последние несколько лет (в таком случае моя статья вам и не нужна), не делайте так! Вы получите совсем не тот результат, которого ожидали. Я настоятельно рекомендую готовиться к вебинарам так же тщательно, как и к другим мероприятиям.

У нас вебинары идут параллельно с выставками, конференциями и другими активностями. Хороший вебинар мы создаем за полторы-две недели. Бывали случаи, когда успевали сделать полноценный вебинар «с нуля» за три–четыре дня — но только на хорошо знакомую тему и с опытными спикерами.

Обычно мы проводим два вебинара в месяц. Если вы планируете проводить серию однотипных вебинаров, у вас подготовленные спикеры и настроены каналы привлечения, то вы сможете поставить процесс «на поток» и проводить вебинары чаще.

Показательно, что когда мы делаем вебинары с партнерами на внешних площадках, то нас просят заложить на подготовку и раскрутку около месяца от момента предоставления готовых текстов для анонсов до эфира вебинара. И здесь дело не только в трудоемкости, сколько в том, что нужно дать время отработать рекламной кампании по привлечению зрителей.

Как собрать зрителей на вебинар

Для привлечения зрителей нужна посадочная страница (лендинг) вебинара и рекламная кампания.

На лендинге необходимо указать:

1. Название вебинара (тема).

2. Дату и время проведения, длительность (опционально).

3. Краткое описание вебинара, о чем пойдет речь.

4. Программа вебинара (основные тезисы).

5. Ожидаемые результаты (конкретная польза) для зрителей.

6. Фотографии и данные спикеров и кратко опишите их ключевые компетенции и достижения.

7. На лендинге также нужна ссылка на форму регистрации (кнопка), в которой зрители оставят свои контактные данные, или ссылка, если регистрация в отдельном окне.

Подумайте, какого рода информация о зрителях вам будет нужна помимо стандартного ФИО и email. С одной стороны, хочется знать как можно больше о своей аудитории, с другой стороны, чем больше полей для заполнения вы поставите, тем меньше людей их заполнит. Если лендинг длинный, занимает несколько экранов, продублируйте кнопку в нескольких местах.

Пример того, как мы оформляем лендинги вебинаров.

После того, как лендинг вебинара готов, его нужно проанонсировать на всех доступных вам площадках. На помощь придут коллеги интернет-маркетологи и служба PR.

Перечень основных инструментов для продвижения вебинара:

• анонсы на сайте компании;
• рассылка по клиентам и партнерам;
• посты в социальных сетях;
• отраслевые сайты, календари отраслевых мероприятий, дайджесты онлайн-событий;
• контекстная реклама в поисковых системах;
• таргетированная реклама в социальных сетях.

Не забудьте разместить все ссылки UTM-разметкой, чтобы отследить источники, из которых к вам будут приходить регистрации на вебинар.

Регулярно проверяйте число регистраций на ваш вебинар, чтобы вовремя принять меры, если регистраций будет слишком мало, или же наоборот, вовремя остановить рекламную кампанию. Учтите, что на вебинар придет лишь часть зарегистрировавшихся.

Хорошим показателем считается, когда в эфире присутствует 30-50% от зарегистрировавшихся на вебинар.

Что рассказывать и показывать на вебинаре

Поговорим о подготовке презентации к вебинару, или как их еще называют — вебзентации.

Они отличаются от привычных нам презентаций для конференций или для индивидуального ознакомления. В двух словах: они должны быть проще и минималистичнее.

Почему так:

• Мало текста, крупные изображения на слайдах. Практика показывает, что вебинары редко смотрят в полноэкранном режиме — чаще всего это не полностью развернутое окно на экране. Также растет количество просмотров с мобильных. Поэтому мелкий шрифт и картинки не будут видны. Используйте крупные изображения, желательно от края до края слайда слайда.

• Ваш вебинар – одна из вкладок в браузере зрителей. Ваша задача – удерживать их внимание, чтобы не переключились. Если изображение или текст мелкие, их не видно – будьте уверены, зрители переключатся на другую вкладку. На слайде полотнище текста и вы его зачитываете вслух? Зрители быстро прочитают текст, если смогут, им станет скучно вас слушать, и они опять же переключатся. Поэтому правило: один слайд – одна мысль (тезис). Нужна частая смена слайдов.

Один слайд – одна мысль.

• В вебинарах не поддерживается анимация на слайдах. Если вы не хотите показывать все буллиты списка сразу (и правильно), сделайте серию слайдов, на каждом из которых добавляете по одному буллиту. Так же со сложными схемами и диаграммами. Получится так называемая «ложная анимация».
• В оформлении нежелательно использовать цвета из палитры «первого ряда» (чистые, яркие цвета). Эти цвета — особенно красный и черный — «режут» глаз. Лучше заменить их на чуть приглушенные — это комфортнее для зрителей.

После того как в презентации отражен весь доклад, добавьте слайды из регламента: приветствие, знакомство, прощание. Перед загрузкой в вебинарную платформу сохраните файл в формате .pdf, чтобы избежать «плывущих» шрифтов и изображений. О регламенте вебинара подробнее расскажу во второй части статьи, посвященной непосредственно эфиру.

Тщательная подготовка спикеров — залог легкости и непринужденности в эфире.

На наших вебинарах я обычно выступаю как модератор и одна из ведущих. Мы любим проводить вебинары с несколькими спикерами.

Почему несколько спикеров лучше, чем один:

• одному человеку тяжело «зажигать» весь вебинар;
• зрителям интереснее, когда меняются ведущие с разной манерой выступать, темпераментом, компетенциями;
• тема раскрывается с разных сторон;
• ведущим не так страшно — чувство локтя помогает. Тут нечего стыдиться, страх публичных выступлений один из самых сильных. Практика и поддержка опытных коллег помогает;
• есть возможность подстраховать коллегу, если что-то пойдет не так.

Об этом я подробнее расскажу в следующей статье о проведении вебинара.

Про обязательные репетиции

Первая репетиция — обычно саундчек: проверяем, что у всех работает звук и видео, установлены нужные плагины. Если спикеры не вели вебинаров ранее, изучаем интерфейс вебинарной комнаты, учимся управлять презентацией, красиво передавать слово в эфире коллегам, включать/выключать трансляцию своего рабочего стола. Первый раз просматриваем презентацию.

Далее мы делаем несколько прогонов вебинара, по часу каждый день. Поначалу у всех спикеров в речи постоянные «эээээ» и заплетающийся язык. Это нормально. С каждой последующей репетицией рассказ становится все более гладким и естественным. Я рекомендую делать не менее трех прогонов, лучше пять–шесть. Можно и нужно вносить правки в веб-зентацию после каждой репетиции, доводя ее до идеального и комфортного для спикеров состояния.

Я рекомендую делать не менее трех репетиций, лучше пять–шесть.

В день перед вебинаром

Вы подготовили вебинар с правильной презентацией, набрали на него много регистраций, ваши спикеры полностью готовы к завтрашнему эфиру.

Обязательно сделайте несколько напоминаний о вебинаре всем зарегистрировавшимся, желательно, с разным текстом. Иначе большинство забудет о вебинаре и не придет.

Обычно напоминание отправляют три раза:

• за сутки до вебинара,
• а час до эфира,
• за 15 минут до эфира, когда запускают вебинарную комнату.

Подробнее о том, как провести эфир, что делать в нештатных ситуациях и что обязательно сделать после эфира, читайте во второй части статьи.

От редакции: у нас уже есть и вторая часть этой статьи, не менее конкретная и полезная. Чтобы не пропустить новых статей вы, дорогие, нет просто драгоценные читатели блога? можете:

1. подписаться на наш канал в Телеграм. Там нет никаких алгоритмов, есть скроллинг и чтение, только вы и информация.

2. Получать статьи в мессенджер фейсбука. Тоже хорошо: важного не пропустишь, открываешь то, что нужно, все ссылки остаются в чате, ничего не потеряно, выкуси Цукерберг.

3. Подписаться на редакторскую рассылку блога. Это выпуски диджитал-советов (и сплетен!), которые будут приходить к вам раз в неделю по средам.