Секреты построения команды на удаленке

От редакции: недавно в Фейсбуке большой резонанс вызвал пост про удаленную работу:

Сейчас кризис, карантин, беда, и возможность быстро перестроить команду для работы удаленно спасет не один бизнес. Вам определенно будет полезен опыт Марго Кошубы, маркетинг-директора OWOX. Она рассказала как именно управлять удаленными командами на примере команды EnglishDom. Статья была опубликована 2 года назад, а советы бесценны и сейчас. 

Удаленная команда — от Киева до Иркутска

На сегодняшний день в школе работают больше 300 сотрудников. Из них команда маркетинга — это 10 человек. И все вместе мы творим чудеса, очень классно работаем и делаем крутые вещи.

Итак, что же нам помогает так работать? Почему мы выбрали именно удаленку, и как мы с этим живем?

Почему удаленка — это мегакруто?

Сначала хочу сделать два акцента. Первый — я буду рассказывать про командный опыт работы. Я не буду говорить о работе на фрилансе, об управлении фрилансерами и просто удалёнными сотрудниками.

Я буду говорить именно о построении команды, потому что каждый отдельный сотрудник — это хорошая боевая единица. Но в команде эти люди способны творить чудеса, если правильно ими управлять.

Итак, почему же удаленка — это мегакруто? Я сама сторонник удаленки и очень её люблю. Считаю это просто подарком XI века, что мы можем выбирать компанию, в которой работаем, и место, в котором хотим жить. Свободно путешествовать, передвигаться и строить свою жизнь так, как нам нравится.

Чем же это хорошо? Во-первых, на удалёнке вы получаете зачастую человека счастливого, ориентированного на результат. Почему? Потому что удаленный работник понимает, что на рынке много людей, которые могут выполнять определенную работу. Допустим, работу маркетолога. И ему нужно иметь какие-то преимущества перед остальными игроками рынка, чтобы выбрали именно его. Поэтому, как правило, этот специалист намного круче и профессиональнее, чем обычные офисные сотрудники. И чаще всего он готов идти на более приемлемые для компании условия. Потому что он понимает, что получит тот стиль жизни и ту работу, которая ему нужна и принесет удовлетворение. И его абсолютно не беспокоит дождь, слякоть, зимний холод, ведь для того, чтобы работать, из дома выходить не надо.

Плюс удаленка позволяет закрывать вакансии очень быстро. И отбирать именно тех людей, которые нужны конкретно под ваш проект, под ваши задачи. Т.е. вы не выбираете из 10-ти сотрудников в маленьком городе или из 100 сотрудников в большом.

Вы можете выбирать из огромного количества крутейших специалистов конкретно под какую-то задачу. С богатым опытом работы в разных странах. Особенно хорошо это для международных проектов, когда у специалиста есть навыки работы на американском или европейском рынке, на рынках Украины, России или Китая, или, может быть, Африки. Плюс у удаленного сотрудника могут быть другие культурные ценности и знания, и он лучше сможет адаптировать рекламную кампанию под конкретный регион.

Этот сотрудник обычно лояльнее, чем офисный, потому что он не сталкивается с офисными сложностями и живет так, как ему хочется. И конечно, он это очень ценит.

В чём ещё большой плюс? В том, что удаленка простраивает процессы компании.

Что это значит? Чтобы работать с удаленной командой, и самой компании, и руководителю нужно хорошо постараться и поработать. Потому что любые пробелы в организации труда и в менеджменте — это всё будет видно. И если вы эти вопросы не закроете, то работать с удаленной командой вам будет некомфортно. Ведь вам придется постоянно отвлекаться и что-то объяснять. И чтобы этого не делать — вам нужно прописывать инструкции, простраивать процессы компании.

И ещё преимущество в том, что нет границ для роста и развития. Сейчас очень много стартапов. И у стартапов цели — вырасти в 2-3 раза за год, иногда в 5 раз. И очень сложно масштабироваться и нанимать персонал при такой скорости развития. А как раз удаленка позволяет это делать. Потому что у вас не один город, не одна страна для выбора, к вашим услугам — целый мир.

Почему ещё стоит рассмотреть удаленку? Потому что всё равно мир к этому идёт. Появляется новое поколение людей Z и Y, о котором сейчас все много говорят. Это лайфстайлеры, которые не хотят работать в офисе ни при каких обстоятельствах. Даже если так сложились обстоятельства, что они вынуждены пойти в офис, всё равно они будут мечтать об удаленной работе и при любой возможности перейдут на нее.

Ну и конечно же, вы работаете со счастливыми людьми. Потому что они обычно больше путешествуют, и у них меньше раздражающих факторов, т.к. они живут так, как хотят.

Но сразу оговорюсь, удаленка подходит не для всех компаний и не для всех людей. Т.е. не все компании готовы работать с удаленными сотрудниками (об этом поговорим дальше), и не все люди подходят для работы на удаленке. Если человек привык ходить в офис, и ему очень важна непосредственная коммуникация, если у него нет самодисциплины, и ему просто необходимо встать, одеться, позавтракать и прийти в офис, то удаленка — это не его формат работы

Офисный и удаленный сотрудник: в чём разница?

Итак, офисный работник и удаленный : в чём между ними разница?

Разница — в психотипах людей, в их ценностях. Удаленный работник — это человек, который, с одной стороны, очень позитивный и легко управляемый, потому что стремится к развитию, хочет работать на результат и ориентирован на этот результат. С другой стороны — им сложно управлять. Потому что:

а) вы его не видите постоянно рядом с собой,

б) он с легкостью может найти другой проект.

Офисный сотрудник — всегда рядом. Вы его видите, отмечаете его настроение, можете заставить его работать и проконтролировать результат. Но обычно как раз офисный сотрудник менее мотивирован, чем удаленный.

Почему так происходит? Я уже говорила о том, что удаленный специалист понимает, что на рынке много конкурентов и нужно быть лучшим, чтобы выбрали именно его. Но вместе с тем удаленный работник — это другой тип человека, который хочет развиваться, понимает, чего он в принципе в этой жизни хочет. Даже если не глобально, то хотя бы в перспективе 1-2 лет он это прекрасно понимает и не готов терпеть некомфортные для него условия, какие-то офисные разборки. Т.е. он привык просто к личному комфорту и работе в том месте, где ему хочется.

Несомненный плюс в том, что удаленный работник не тратит время на дорогу. Если говорить про большие города, то у него на порядок меньше стресса, чем у офисного сотрудника. Он радуется любой погоде, потому что, если за окном дождь и непогода, он может просто не выходить из дому. А в хорошую погоду может прогуляться, сходить в какой-то коворкинг. Может вообще переехать в другую страну и пожить там, прогуливаясь на выходных где-нибудь по пляжу на Бали, о котором многие только мечтают.

Офисного сотрудника любой коллега может дёргать в любой момент, может отвлекать от задач, потому что физически находится рядом. Удаленный же работник будет работать по регламенту и может просто отключить все каналы связи. Он может не отвечать на сообщения, пока сконцентрирован на выполнении своей задачи. И это способствует позитивному настрою и продуктивности.

Портрет удаленного сотрудника

Этот человек должен быть дисциплинирован. Потому что, если вы работали в офисе, то понимаете, что не всегда есть настроение, не всегда хочется работать. Иногда вы не знаете, что делать, иногда — не сложилось, не хочется, можно пропустить какую-то задачу, выпить кофе с коллегой или выйти в курилку. А у удаленного работника возможности отлынивать от работы намного больше. И чтобы это не происходило, человек должен быть хорошо дисциплинирован и амбициозен. Потому что понимает, ради чего он это делает, как хочет развиваться и куда идёт. И на первом месте у него развитие, рост, цели и достижение каких-то своих личных результатов с помощью компании.

Этот человек не ищет отмазки, он предлагает решение. Он не говорит, что не понял задачу и поэтому ее не выполнил, он будет спрашивать. Т.к. он не находится рядом с вами и не может спрашивать у вас постоянно, он учится формулировать свои вопросы чётко и добиваться ответов, потому что от этого зависит его дальнейшая работа. И он не может быть постоянно у вас перед глазами, поэтому будет постоянно о себе напоминать.

Безусловно, он хорошо владеет ПК и неразлучен со смартфоном, потому что ему необходимо постоянно находиться на связи в разных мессенджерах: в том же Slack или Trello. Он владеет всеми инструментами удалённой работы (мы о них поговорим позже). Но в принципе, это портрет современного человека, хипстера, который любит гаджеты, любит новые технологии и умеет ими пользоваться.

Чаще всего в моей команде это интроверты с хорошим чувством юмора. Т.е. они, в принципе, готовы коммуницировать с людьми, умеют с ними общаться, но не готовы делать это постоянно. Допустимы также экстраверты, но тогда нужно убедиться, что у человека достаточно коммуникаций вне работы, что он ведет активный образ жизни. Иначе ему просто станет в какой-то момент скучно, не хватит общения и он загрустит. А грустный сотрудник = не очень эффективный сотрудник.

В плане компетенции, я считаю, это должен быть не Junior, а выше. Потому что, опять-таки, возвращаемся к первому пункту о дисциплине и амбициях. Junior — это тот сотрудник, который еще нуждается в том, чтобы его очень тщательно менторили, иногда пинали, а иногда — прямо брали за руку и вели. На удаленке у вас нет возможности это делать. Поэтому желательно, чтобы человек уже сам умел себя замотивировать, дисциплинировать и понимал, ради чего он всё это делает.

Сотрудник также должен четко понимать, каких своих целей он добьется на этом месте работы. Куда он двигается, какие навыки он получит. Что ему даст компания, и что он даст компании. И он должен осознавать, что хочет работать именно на этом месте, что он на своём месте. И тогда он будет делать крутые вещи, и они будут заметны для остальных, и это будет цениться.

Критично важно, чтобы человек умел принимать решения самостоятельно. Потому что вас нет возможности отвечать на сообщения ему мгновенно, и у него нет возможности постоянно задавать эти вопросы. И многие моменты нужно решать самому. Решать быстро и оперативно. Чтобы это не тормозило работу, большую часть вопросов, мои сотрудники часто решения принимают самостоятельно. Это мотивирует, учит брать на себя ответственность и решать более сложные задачи, ну и разгружает остальных.

Готовы ли вы работать с удаленными работниками?

Итак, поговорим о том, готова ваша компания или вы сами к работе с удаленными сотрудниками, или стоит подождать с набором такого персонала.

Первое, как я уже говорила, вам нужен не контроль, а результат. То есть, если вы выставите правильный KPI, правильные цели и нормально разложите эти цели на этапы (месяцы, недели и дни), то у вас не возникнет проблем. Например, мы всё это заносим в Trello и каждую неделю, каждый месяц проверяем. Соответственно, мне не важно — работал сотрудник 7 часов, 6 часов или 2 часа, главное — чтобы он выполнил все свои задачи вовремя.

Второй момент. Очень важно понимать, что построение команды — это как построение семьи, как построение отношений, только на расстоянии. Т.е. все те взаимодействия, которые у вас происходят в офисе, нужно перенести в онлайновую жизнь: вдохновлять людей, объединять их целью, рассказывать про корпоративную культуру, делиться новостями, оффтопить, участвовать в жизни друг друга не только профессионально, но и в личном плане.

Это бремя — вдохновлять и объединять — конечно же, ложится на руководителя.

Он должен помнить, что каждый сотрудник — это индивидуум. И подход к каждому должен быть индивидуальный. Кого-то нужно чаще направлять, кого-то — больше контролировать, кому-то необходимо дать полную свободу. Здесь нужно быть гибким. Применять один стиль управления не получится.

Вы готовы автоматизировать и менять всё? Удаленка простраивает процессы в компании. Летучки, планерки и собрания, которые вы раньше проводили только в офисе, нужно будет научиться организовывать по-другому. Всё должно быть максимально прозрачно, четко и задокументировано. Потому что переспрашивать и постоянно рассказывать одно и то же у вас на удаленке просто не будет возможности.

Когда нужно работать с удаленными сотрудниками?

Тогда, когда вы сами стремитесь к быстрому росту и можете дать возможность вырасти этим сотрудникам, которые замотивированы, хотят расти и развиваться. Если вы берете человека, который хочет развиваться и быстро расти, но не можете ему в этом помочь, то скорее всего, вы проработаете с ним недолго и наживете много проблем.

Вам нужно научиться смотреть на мир глазами удаленного работника. Если вы сами так никогда не работали, то стоит попробовать, даже если это не ваше. Попробовать стоит, чтобы понять сложности. Наступает момент, когда вам одиноко, и вы хотите общения. Когда вам сложно и нужна помощь. Как себя чувствует человек на том конце компьютера? Это всё лучше прочувствовать самостоятельно, тогда будет гораздо проще руководить такой командой.

Так как команда удалённая, и вы не можете с ними пить кофе каждый день, им нужно уделять внимание в онлайне. Их нужно хвалить больше, удивлять и поражать больше, рассказывать больше, делиться новостями чаще, все время быть с ними на связи. Как я и говорила, это сродни отношениям на расстоянии. Те же действия, только всё происходит в онлайне, и нужно больше обмениваться информацией.

У вас должна быть какая-то крутая идея и миссия, ради которой вы всё это делаете, собираете удалённую команду, чтобы вместе делать крутые вещи.

Инструменты

В левой колонке я выделила основные инструменты. Они актуальные, удобные, довольно простые и бесплатные. В правой колонке — инструменты-помощники. Выбирайте, что вам больше подходит. Смысл в том, чтобы постоянно быть на связи и использовать удобные, всегда доступные для вас способы коммуникации.

Первое — это договора и идеи. Зачем это нужно? Потому что вы, по сути, впускаете человека в вашу компанию, даете доступ к вашей базе знаний и людей. И очень важно обезопасить себя и сразу, на берегу договориться, какие обязанности вы возлагаете на работника, какие существуют риски, кто и что должен делать, а чего делать не должен. Просто подписали — и спокойно дальше работайте.

Правильный KPI и Roadmap — это, наверное, одно из основных. Потому что, если KPI определен правильно, то вы не переживаете: работает ли сотрудник или не работает, чем он сейчас занят. Вы понимаете, что человек старается выполненить свой KPI, и это ведет к росту компании. Ну и, конечно же, это проходит через весь Roadmap отделов и Roadmap компании. Вы понимаете, что вы все гребёте в одном направлении, к одному острову, одному берегу, в одной лодке. И все счастливы и довольны.

Чаще именно на этом этапе есть какие-то проблемы. Потому что KPI выставляется не совсем продуманный или не очень правильный, и получается, что человек, достигая своего KPI, пользы компании приносит меньше, чем ожидалось. И в конечном итоге не все довольны. Т.е. этому моменту лучше уделить максимум внимания.

Trello — любимый инструмент многих пользователей. Я бы сказала, что важнее смотреть не на то, какой инструмент использовать, а скорее — как его использовать. Потому что мы много раз переделывали доски в Trello и в итоге пришли к тому, что у каждого сотрудника должна быть персональная доска. Она делится на такие разделы, как «FAQ», «Inbox», «To Do», «В работе», «На проверку», «На контроле» (если есть необходимость), «Готово» и «Отказать».

В «Inbox» приходят сообщения от коллег. Например, мне срочно понадобилась какая-то картинка, и я скидываю своему коллеге в Inbox задачу нарисовать картинку с ТЗ.

В «To Do» собраны все карточки с заданиями, которые должен выполнить сотрудник на протяжении этого месяца по своему Roadmap. В «To Do» задания можно раскладывать на недели или месяцы, в зависимости от количества задач.

«В Работе» — это то, над чем конкретно в данный момент человек работает. В зависимости от задач там может быть: конкретно «в данный момент» либо конкретно «в этот день». Так вы всегда понимаете, чем человек занят, какая у него скорость и интенсивность работы.

«На проверку» — это то, что нужно проверить руководителю или другому ответственному лицу. Вы понимаете объем работы, который человек сделал за день или неделю, а также — что он делал и как он это делал.

«На контроле» — это постоянные процессы, то, к чему нужно периодически возвращаться, но не требует много затрат времени.

Соответственно, «Готово» — это то, что вы проверили и приняли. Если не приняли, то возвращаете назад в «To Do».

«Отказать» — то, от чего отказались.

Всю историю работы мы ведём на карточках в Trello. Используем чек-листы, тегаем друг друга в Trello, прикрепляем документы. И если сотрудника вдруг похитили инопланетяне, мы берем нового Ваню на работу и сажаем в Trello вместо прошлого Вани — и ему всё понятно. Ему не нужно долго вникать в новые дела, потому что всё уже готово и зафиксировано в карточках Trello, и план уже написан.

Slack — думаю, вы уже использовали и знаете, а если не знаете, то очень рекомендую обратить на него внимание. Это очень удобный инструмент — корпоративный мессенджер. У нас всё просто: пришёл на работу — включил Slack; не включил Slack — значит, на работу не пришёл. И все коммуникации мы ведем в Slack. У нас есть групповые обсуждения внутри одного отдела, между разными отделами, внутри компании между разными ее подразделениями.

Ваша задача, как руководителя, — сделать так, чтобы люди общались в Slack максимально открыто и прозрачно. И если вопросы — интересные и многоплановые, то чтобы они обсуждали это в общем чате, а не только между собой. Так создается эффект командного общения. Нужно создать такую среду, в которой людям будет интересно делиться информацией, где они захотят писать, получать отклики и ответы, узнавать своих коллег и общаться с ними.

Также мы используем Google-календарь, с делением на зоны. У нас есть часы тишины. После обеда каждый занят своими делами и своими задачами и не отвечает на входящие сообщения. До обеда у нас — встречи, общение с другими отделами и друг с другом. И в принципе, в это время мы всегда отвечаем, в другое время — не отвечаем. Если появляется срочная задача, конечно, мы всегда можем обратиться к нужному сотруднику в мессенджере либо по телефону, либо тегнуть вне часов тишины.

Мы используем Google-диск для хранения всей документации. Используем обычную электронную почту, Телеграм, Фейсбук, вайбер — кому что удобно. У меня есть все мессенджеры, и со всеми сотрудниками я общаюсь в любое время суток, через любой канал связи.

Для партнёров у нас установлен Skype для внешних коммуникаций, потому что пока это один из основных универсальных инструментов.

У Slack есть такой нюанс. Если это бесплатный аккаунт — он не хранит историю. Поэтому не надейтесь на то, что коммуникации сохранятся в Slack, и вы сможете к ним вернуться. Так не будет, они просто сотрутся. И очень важно все вопросы, которые не требуют немедленного решения, но затратны по времени, вносить в Inbox своему коллеге либо сотруднику. Чтобы он не отвлекался от своих задач, и всё было зафиксировано, и вы видели объем задач, который человек выполнил. Потому что потом может случиться так, что человек работал целый месяц, выполнял какие-то задачи и просьбы своих коллег, а это нигде не зафиксировано, и непонятно, чем человек, собственно, был занят.

Как фиксировать KPI?

В идеале KPI фиксируется под планирование компании. Если вы составляете план компании на год, на три, пять лет, то вы KPI прописываете под должность. И уже под эту должность ищете сотрудника. Как минимум на полгода человек должен понимать свой KPI. В идеале, конечно, на год или на два.

Основной риск работы с удаленным сотрудником в том, что человек уйдет. Уйдет очень быстро. Скажет: «Я пошел дальше, мне не нравится. Я пошел в другую компанию». Еще есть риск, что человек просто украдет ваши базы данных, документацию и уйдёт. Но для этого есть договора и NDA. И для этого есть Google-диск. Например, у нас на Google-диске документы поделены на разные зоны и разные уровни секретности. Т.е. стажерам мы даем доступ к первому уровню. Сотруднику, который проработал больше 3-6 месяцев — ко второму, а руководителям — к третьему уровню. Т.е. тут нужно понимать, что этот риск всегда существует и просто научиться этим риском управлять.

Требования к рабочему месту

В принципе, большинство людей могут сами организовать свое рабочее место и сделать свою работу комфортнее. Но так бывает не всегда. У меня были сотрудники, которые работали в адских условиях. Т.е. где-то кричит маленький ребёнок, идёт ремонт, бегает собака — и абсолютно невозможно работать.

Ваша задача, как руководителя, удостовериться в том, что у человека нормальные условия работы. В идеале — это комната с хорошим освещением, чтобы было приятно работать, чтобы не краснели и не слезились глаза. Должен быть современный компьютер с гарнитурой и камерой. Камера — обязательный атрибут. Потому что все встречи, которые мы проводим, проходят с камерой, чтобы мы видели человека. Ведь контакт и так ограничен, и при отсутствии возможности видеть друг друга во время беседы общаться будет сложнее. Плюс, когда есть визуальный контакт, вы можете посмотреть, насколько человек счастлив, доволен, что вообще у него происходит в жизни.

Конечно же, обязательно наличие высокоскоростного интернета и желательно — резервного канала. Это может быть мобильный интернет или соседский интернет и т.п.

Мессенджер + телефоны должны быть включены всегда, чтобы в случае чего (отключили свет, пропал интернет или просто что-то нужно срочно) человек был доступен.

Ну и желательно, конечно — это тишина в комнате или, как любит большинство людей — наушники, чтобы слушать хорошую музыку, которая помогает сосредоточиться и работать в приятной атмосфере. Я, например, регулярно проверяю рабочее место своих сотрудников. Смотрю, чтобы им было комфортно работать и ничто не отвлекало и не напрягало.

Про фриланс

Часто люди путают фриланс и удаленную работу. Это абсолютно разные вещи. То же самое, как удаленные сотрудники и удаленная команда — это тоже немного разные вещи.

Фрилансеры — люди, которые не заинтересованы в успехе вашей компании, вашей команды, в достижении каких-то результатов. Они, как правило, заняты в одном проекте. Сдали его, получили за него деньги — и всё, больше их ничего не интересует. В нашем случае это не так. Нам нужны люди, которые живут компанией, проектом, хотят развиваться вместе с этим проектом, видеть его результаты и вместе со всеми радоваться успеху.

Фриланс определяется довольно легко. Вам достаточно спросить на собеседовании: работал ли человек на фрилансе, что он для себя ищет, какие цели преследует на данном месте и в данной компании, чего он хочет достичь, что для него интересно.

Если он спрашивает «Как часто нужно отвечать на сообщения?» или «А вдруг мне нужно отлучиться?», если он часто отсутствует или не сразу отвечает на ваши сообщения — это верный сигнал того, что перед вами фрилансер. Особенно хорошо это видно по скорости ответа на сообщения и ваши звонки. Если человек нервничает, переживает, когда вы ему звоните, тут тоже надо задуматься. И конечно же, стоит обратить внимание на объем задач, который он делает. Если человек где-то левачит, подрабатывает фрилансом, то с тем объемом задач, которые вы ему поручаете, он скорее всего не справляется. Если, конечно, они адекватно поставлены.

Ещё один из способов — попросить невзначай расшарить рабочий стол, посмотреть на последние контакты в скайпе, какие программы еще у человека открыты. Если видно, что он с кем-то контактировал, обсуждал какие-то вопросы, или у него в браузере какие-то странные вкладки открыты, то уже можно делать какие-то выводы. Можно также посмотреть его посты и активности в Фейсбуке — по ним можно понять, фрилансер это или нет. Если это фрилансер, то это не ваш случай. Фрилансер хорошим игроком удалённой команды не станет. Лучше с ним проститься и найти того человека, который будет дополнять вашу команду.

Что и как проверить на старте

Итак, допустим, вы решились взять к себе в команду удаленного работника. На что же нужно смотреть?

В первую очередь — на дисциплину (потому что этим грешит большинство людей), на темп работы и наличие амбиций. Т.е. человек может сказать: «Я хочу расти и развиваться. Ваша компания самая классная, у вас замечательный продукт и отличные цели». А по факту, когда вы видите результат работы уже в первые дни — понимаете, что человек и с компанией еще толком не ознакомился, и продукт не понимает и, в принципе, очень медленно вникает.

Есть еще один интересный способ. Не могу сказать, что всегда стоит им пользоваться, но я его очень люблю. Это дать сверхсложное задание вне зоны ответственности этого сотрудника и наблюдать за тем, как он будет себя вести. По сути, вы выводите человека из зоны комфорта и сразу же можете увидеть, как он будет реагировать. В любом случае, если перед вами стоят высокие цели, то вне зоны комфорта ваша команда будет находиться постоянно. Здесь важно, чтобы ваше представление о том, как необходимо себя вести, совпадало с тем, как поведет себя сотрудник. Посмотрите, что он делает: возможно, он паникует и начинает всех спрашивать, или садится и думает, как это сделать, предлагает варианты и обсуждает их с вами. Эта задача обнажит многое.

Также можно проверять сотрудников на логичность. Допустим, я к себе беру только тех, кто с техникой на «ты», любит технологии и умеет их применять, открыт ко всем инновациям.

Можно дать какое-то необычное задание. Например, маркетологу или пиарщику предложить сверстать письмо. Если человек никогда не занимался версткой, для него это будет сложно, а вы сможете оценить, насколько быстро он учится, умеет использовать другие ресурсы и находить выход из сложной ситуации.

Также хорошо попросить самостоятельно расписать этапы решения задачи. Зачем это нужно? Затем, что вы не сможете постоянно контролировать человека, не сможете всё ему расписывать и разжевывать. Особенно, если у вас в компании высокий темп работы. Поэтому важно, чтобы он сам мог расписать эту задачу, и вы друг друга понимали. И если вы говорите человеку «Сделай это», то чтобы вы были спокойны и не переживали, что он выполнит задание неправильно.

Также очень важно дать задачу, которая предполагает взаимодействие нескольких людей. Не всегда люди готовы работать в команде. Т.е. они, может быть, как самостоятельная единица, работают хорошо, но там, где начинается взаимодействие с командой — появляются проблемы. Если вы готовы эти проблемы решать и как-то эти процессы простраивать, то окей. Если вы не готовы, то вам нужно определить, в чём проблема, и решить, устраивает вас этот сотрудник или нет.

Еще очень хороший способ — попросить составить список идей и планов на данном месте работы. Во-первых, человек пришёл с незамыленным глазом, он знакомится с вашим проектом и может сказать, как пользователь, что так или не так. Во-вторых, вы поймете, насколько он заинтересован, насколько он действительно хочет развиваться, участвовать в разных проектах и делать какие-то крутые вещи.

Ну и конечно же, по окончании испытательного срока мы всегда берем обратную связь у команды, потому что именно этим людям предстоит работать вместе, и их мнение необходимо учитывать.

Наши грабли

Для меня удалённый сотрудник — это человек, который горит идеей, проектом, хочет развиваться. Он может быть дерзким и сложно управляемым. Но вы понимаете, что у вас есть рычаг управления и точки соприкосновения. Вы знаете, чем он живет и что для него важно. Вы видите, человек хочет расти и развиваться, быть, к примеру, ведущим какого-то курса маркетинга через 2-3 года. И именно это его мотивирует. Плюс его мотивирует создавать такой продукт, который не стыдно будет добавить в портфолио, и котором он будет гордиться.

Такой сотрудник для меня идеальный. Тот, кто не только критикует, а предлагает как минимум три варианта решения. Тот, которому не всё равно, который будет менять, пробовать и добиваться желаемого результата. Очень важно, чтобы он был неравнодушным.

Топ-13 ошибок при найме на работу удаленного сотрудника

Мотивируем удаленную команду

Ещё раз сделаю акцент на том, что удаленные команды — это не про контроль, это про результат. И тут не должно быть имитации бурной деятельности. Важен правильно выстроенный и вовремя достигнутый KPI.

В мотивации я использую такой тезис: мы здесь все собрались не для того, чтобы просто работать и заработать себе на машину или на квартиру, или ещё на что-то. Мы здесь собрались творить чудеса, выполнять такие сложные задачи и делать такие крутые вещи в проекте, которые по плечу очень малому количеству людей. И самостоятельно мы это не сделаем. Мы это можем сделать только в команде. Именно это нас вдохновляет и объединяет. Т.е. мы хотим творить магию.

Мы стремимся делать что-то действительно важное, сложное, что как-то повлияет на мир, изменит его. И это даёт нам ощущение семьи что-ли, какой-то действительно настоящей команды. Мы можем даже друг друга не видеть ни разу в жизни вживую, целиком во весь рост, но мы знаем друг друга ничуть не хуже, чем офисные сотрудники. А часто даже намного лучше. И очень важно в мотивации удалённого коллектива сформировать общение и командный дух, ощущение единой команды.

Для сильных сотрудников очень важно увеличивать накал — выводить из зоны комфорта, давать новые инструменты для роста. Позволить где-то выступать, писать статьи, менять обязанности, привлекать в другие проекты внутри команды, между другими командами.

Чтобы люди между собой общались, чтобы они общались не только внутри отдела маркетинга (как в данном случае), но и с другими отделами. Чтобы они понимали: там тоже живые люди, интересные и классные. Мы иногда инициируем какие-то офлайн- или онлайн-мероприятия, направленные на то, чтобы люди просто могли пообщаться.

Очень важно не пропускать поздравления с праздниками, вручение подарков. Например, мы записываем видеосообщения. Если у нас есть какие-то корпоративы либо офисные мероприятия, мы всегда делаем стримы для наших удаленных коллег, выкладываем их в нашей Фейсбук-группе, чтобы они могли поделиться своими ощущениями и эмоциями, обсудить, задать какие-то вопросы и т.п.

Ну и конечно же, очень важно дать место для оффтопа. Работая в офисе, вы можете выпить чашку кофе вместе с коллегой, выйти на кухню или в зону отдыха просто пообщаться, поделиться новостями, переживаниями и т.п. На удалёнке это проблематично, хотя именно этого многим не хватает. Для это у нас в Slack есть отдельные каналы, где мы просто оффтопим. И моя задача, как руководителя, этот оффтоп периодически поощрять и создавать такую непринужденную и веселую атмосферу в команде, чтобы людям было приятно работать и проводить время с пользой.

Время от времени я скидываю какие-то статьи для обсуждения. А недавно у нашего сотрудника в офисе пропала курица из холодильника. И мы оффтопили, обсуждали эту курицу. Вроде бы и мелочь, но это обмен эмоциями, который так важен удалённым сотрудникам.

Что должен делать руководитель

Самое важное — это всегда надувать свой шарик радости, быть крутым, заряжать всех и лететь вперед. Если у вас плохое настроение, если вы сами демотивированы, хотите спать и не желаете сегодня работать — очень трудно заставить это делать команду.

Я всегда приветствую ребят по утрам. Общаюсь с ними, узнаю, как у них идут дела. И в то же время я понимаю, кто из сотрудников мне уже ответил, кто пришёл на работу, а кто ещё нет, у кого какое настроение. И ребята со мной общаются и понимают, что они не одни сидят за монитором, а где-то в этом мире трудится их команда.

Я общаюсь хотя бы раз в день с каждым из сотрудников. Это может быть чат, видео- или аудиочат. Но я стараюсь со всеми пообщаться хоть немного, чтобы узнать, как себя чувствует человек, как идёт работа. Ну и в принципе, держать в фокусе человеческий фактор, чтобы не получилось так, что человек проработал 8 часов перед монитором и вообще ни с кем словом не обмолвился.

Дать место для оффтопа — это то, что я считаю одним из самых важных моментов при построении команды на удаленке.

Стимулировать, учиться и читать профессиональные СМИ. Если у вас команда удаленных сотрудников, которые замотивированы и являются крутыми спецами — они хотят расти, хотят учиться. Они часто могут это делать самостоятельно, без вашей помощи. Но если вы будете направлять и давать какие-то идеи — они будут вам признательны и оценят это.

Ну и, конечно же, вы, как руководитель, создаете настроение и тон общения в команде. Я предпочитаю игриво-позитивное настроение в общем чате. Т.е. у нас все общаются на «ты», все могут флудить, шутить на разные темы, независимо от должности, ранга, возраста и т.п. Т.е. мы все на равных, и нам всем прикольно.

Я всегда провожу собрания всем отделом по видеосвязи. Обязательно — по видеосвязи. Здесь цель — даже не поделиться какими-то достижениями или новостями, а поговорить, увидеть друг друга и обменяться эмоциями. Потому что люди целый день работают перед компьютером и им необходимо общаться.

Организовать проекты внутри команды.

Очень важно передавать новости компании. Если одна часть компании работает в офисе, а другая — в онлайне, важно сохранить баланс, когда новости известны всем. И ваша задача, как руководителя, это проконтролировать. Потому что, если кто-то знает больше, а кто-то меньше — потом очень сложно дальше эту команду вести.

Каждую неделю мы устраиваем «пятницу хвастовства», когда каждый из нас хвастается своими достижениями, и мы все лайкаем, комментируем, обсуждаем. Таким образом, мы всегда в курсе того, что делает каждый участник нашей команды.

Я всегда делюсь полезными статьями и держу ребят в курсе всех новостей. То же самое делают и они. И это очень круто.

Кроме того, еженедельно с теми сотрудниками, кем я руковожу непосредственно, мы устраиваем день обратной связи. Т.е. когда сотрудник рассказывает, как он отработал неделю: что ему было сложно, что ему комфортно/некомфортно, что ему понравилось/не понравилось, каким он видит дальнейшее развитие. И руководитель дает ему обратную связь.

Очень важно выяснить, есть ли какие-то боли у сотрудника. Может быть, ему не комфортно с кем-то общаться. Может быть, кто-то не отвечает, а он стесняется лишний раз напомнить о себе. Либо, возможно, плохое настроение у человека, или энтузиазм у него погас, или цели он не понимает. Чем быстрее вы обнаружите эти моменты, чем быстрее вы их решите, тем эффективнее, круче и дольше будет работать ваша команда. Даже не в плане выполнения целей, а в плане совместной работы.

Заряжать всех, лететь вперёд, чтобы команда хотела лететь вместе с вами, бежать вместе с вами.

Также мы стараемся каждый месяц проводить тренинги. Либо руководитель проводит тренинг для своих сотрудников, либо кто-то из сотрудников устраивает тренинг для коллег и делится какой-то информацией. Ведь каждый человек имеет свой уникальный опыт, у всех есть чем поделиться, а остальным будет интересно послушать и развиваться.

Еще у нас принято проводить собрания по целям на месяц и подведению итогов месяца. Я считаю это одним из самых важных элементов взаимодействия. Потому что вы можете дать развёрнутый фидбэк сотруднику, а сотрудник — вам. И вы можете скорректировать работу и сделать какие-то выводы.

Я пишу ещё также письма по результату этой встречи, чтобы всё сохранилось, всё задокументировалось, и потом не возникло никаких вопросов. Ну и плюс, когда тебе приходит письмо от твоего руководителя о том, как ты классно поработал и какие планы у тебя на следующий месяц — это просто приятно периодически перечитывать. Либо, если вы подзабыли какую-то задачу, вы можете вернуться к этому письму и просмотреть.

Мы стараемся всегда делать новые спецпроекты, которые заставляют сотрудников выходить из зоны комфорта и действовать непривычно и нестандартно, взаимодействовать с другими ребятами. Это развивает, бодрит и дает ощущение новизны и движения вперёд.

Рекомендации по поиску сотрудников

Итак, мы определились с тем, как руководить и мотивировать, знаем, кто эти люди, которых мы хотим найти. И где же их искать?

Тут есть такой эффект, такой термин, как «эффект Фейсбук-слепоты». Людям, которые много сидят в Фейсбуке и черпают новости, в основном, только из Фейсбука, кажется, что, если какая-то реклама им не показывалась и о чём-то не говорилось в Фейсбуке, то этого не существует. Вот что-то похожее есть у удаленных работников. Они любят определённые ресурсы, подписаны на определённые группы, на определенные СМИ, смотрят определенные мероприятия, вебинары. И если вас нет там, то найти такого человека сложно.

Далеко не все пойдут на «Работу.ua», «Work.ua» или «HeadHunter» подавать резюме и искать там работу. Есть биржи фриланса, есть разные группы для удаленных сотрудников, есть профессиональные сообщества, есть разные лидеры мнений, материалы которых эти люди читают. В частности, мы очень много вакансий закрыли как раз через посты в СМИ, например, vc.ru. Потому что люди читают, и тем, кто развивается, это интересно. И конечно же, они очень легко и активно реагируют.

Сейчас из каналов, что классно заходят — это Телеграм, потому что все маркетологи любят Телеграм, и те, кто любит инновации и много путешествует, тоже используют Телеграм.

Кстати, в Телеграм-канале t.me/webpromoexperts мы также публикуем интересные вакансии.

Но в первую очередь нужно искать сотрудников через соцсети. Я много вакансий закрываю именно через соцсети. Безусловно, очень важно, чтобы ваш бренд был известным или его легко можно было найти. Потому что удаленные сотрудники — это, в основном, представители поколения Y и Z , люди, которые любят бренды. Они верят брендам и смотрят на лайфстайл этих брендов. И если ваш лайфстайл и ваша миссия не совпадает с тем, как они хотят жить и их представлениями о жизни — они не захотят у вас работать. И тут нужно понимать, какой месседж, какой посыл нести этим людям.

И прежде чем начать искать, определитесь, кого вы хотите найти. Чем вы удержите и замотивируете сильного сотрудника? Как вы будете прокачивать слабые стороны среднего сотрудника?

Чек-лист

Ну и напоследок — мой личный чек-лист. Как я различаю хорошего и плохого маркетолога? И в чём между ними разница?

Для меня хороший маркетолог — это тот, кто всё считает и анализирует, кто не делит на зоны ответственность, а думает о развитии, о результате, о том, что он может еще сделать, где он ещё сможет развиться. Он не знает, что такое зона комфорта, даже слышать о ней не хочет. Он готов к сложностям, они ему нравятся, вдохновляют, рождают определённый запал решить эту сложную задачу, принять этот вызов. Он не боится пробовать новое и ошибиться. И да, у него бывают факапы, он ошибается, делает что-то плохо. Но именно благодаря этому он учится и приобретает опыт. И именно благодаря этому он умеет больше, чем люди, которые следуют за теми, кто попробовал и чего-то добился.

Хорошим маркетологом очень сложно стать, если ты не любишь маркетинг, не хочешь в нем развиваться. Т.е. часто это люди, которые живут маркетингом, живут бизнесом, и им это всё нравится. И очень важно для маркетолога всегда быть в курсе новостей и хайпа. Особенно, если ваша компания и ваши продукты ориентированы на молодую аудиторию, которая очень любит хайп. Без этого сложно будет продавать и что-то создавать.

И важно также попытаться почувствовать аудиторию. Т.е. если у маркетолога будет развита эмпатия — ему будет гораздо проще понять, чего хочет аудитория.

Ну и само собой, хороший маркетолог не чурается никакой работы. Он может и письмо написать, и картинку нарисовать, и вебинар провести, и Windows переустановить. Т.е. всё умеет: и крестиком вышивать, и на машинке шить, и с бубном плясать.

Советы про режим и рабочее место справедливы большую часть времени. Но нельзя себе отказывать в прелестях удаленной работы, иногда можно позволить себе  поработать в пижамке, на кухне, у бассейна, в парке. Если вы можете управлять своей продуктивностью и слушаете себя. Иногда надо дать себе поспать, а поработать ночью.

У нас есть крутой курс «Директор по интернет-маркетингу». За 8 месяцев профессионалы научат от базовых терминов до комплексных стратегий продвижения. На курсе есть отдельные лекции про удаленную работу. Новые знания помогут собрать удаленную команду для продвижения бизнеса в Интернете.

ЗАПИСАТЬСЯ

Презентация:

Видео: