Недавно наша выпускница и студентка курса «Директор по интернет-маркетингу» Оксана Левченко написала статью «Как быстро вернуться в работу после перерыва?», где затронула тему тайм-менеджмента. Наши читатели попросили рассказать больше о матрице Эйзенхауэра.

От редакции. Для того, чтобы не упустить ничего важного, иметь весь список для чтения под рукой мы создали телеграм-канал академии WebPromoExperts.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Согласно Википедии, в технологии управления временем техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.

Немного истории. 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр (14.10.1890 – 28.03.1969) был американским государственным и военным деятелем, генералом армии и, скорее всего, не занимался технологией тайм-менеджмента. Однако многие знают его знаменитую фразу:

«Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные».

Именно эта фраза легла в основу метода, который назвали матрицей Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр

Дуайт Эйзенхауэр

Какие проблемы решает матрица Эйзенхауэра

Уверена, что многие из нас сталкивались с ситуацией, когда целый день проводишь в офисе либо на удаленной работе, крутишься, как белка в колесе, решаешь многочисленные задачи и в конце концов погибаешь от выгорания. Ты не чувствуешь удовлетворения от проделанной работы и не понимаешь, зачем так трудишься.

В технологии тайм-менеджмента основная задача – поставить цель. Ведь без цели вся работа может превратиться в сплошную рутину без конца и края, где нет просвета и не видно результата.

Тут можно вспомнить древнегреческий миф о Сизифе. После смерти боги заставили Сизифа, строителя и царя Коринфа, катить на гору в Тартаре тяжёлый камень, который, едва достигнув вершины, раз за разом скатывался вниз. По разным версиям Сизифа принудили делать такую изнурительную и бессмысленную работу за то, что он разглашал тайны богов, пытался обмануть смерть.

Тициан «Наказание Сизифа»

Тициан «Наказание Сизифа»

Теперь «сизифов труд» означает тяжёлую бесконечную работу без результата.

Для нас главное – понять не то, что мы работаем мало или плохо. Главное – правильно поставить цель своей работы.

И вот матрица Эйзенхауэра помогает не только поставить цель, но и определить приоритеты для сортировки задач.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра можно наглядно представить как 4 блока с определенными задачами.

Так выглядит матрица Эйзенхауэра

Так выглядит матрица Эйзенхауэра

К зеленому блоку «Важно, но не срочно» относятся задачи, которые связаны с основной деятельностью. Такие задачи не требуют немедленного выполнения, но при этом следует знать, когда эти задачи будут решены. Кроме того, в этот блок следует вносить задачи, связанные с личностным ростом: обучение, занятия спортом.

На такие задачи выделяется достаточно времени, работа ведется без паники и максимально эффективно.

Кто справляется с управлением времени, обычно не допускает, чтобы такие задачи попадали в красный блок.

Красный блок «Срочно и важно» – это задачи, которые следует выполнить в первую очередь. Если не делать эти задачи, то человека ждут большие проблемы, и основной цели будет сложно достичь. Кроме того, в этот блок следует вносить все, что относится к здоровью.

Если грамотно распределять свое время, то можно не доводить дела до «пожарного» блока. Но такое редко бывает, просто старайтесь, чтобы этот блок был не переполнен задачами. А для этого работайте над заполнением других блоков.

Желтый блок «Срочно, но неважно» содержит рутинные задачи. Это может быть разбор электронной почты, переписка в мессенджере, отправка документов и т. п. Обычно выполнения таких задач от вас требуют другие люди.

Выполнение задач из этого блока не приближают нас к достижению цели, они могут отвлечь от важных дел, снизить эффективность.

Тут важно определить приоритеты и не спутать с делами из красного блока.

Синий блок «Не срочно и не важно» включает ваши любимые дела, которые помогают отдохнуть и перезагрузиться. Это чтение, просмотр фильмов или сериалов, листание ленты в соцсетях и пр. Возможно, на такие занятия выделяются часы, а не минуты, но такие дела тоже нужны, ведь это ваш отдых.

Не забывайте отдыхать. Включите любимую музыку, завернитесь в теплый плед и выпейте чашечку ароматного чая.

Пример использования матрицы Эйзенхауэра

Срочно и важно Важно, но не срочно
Написать статью (пообещал коллеге).
Сделать отчет (должен был сдать неделю назад)		 Проверить домашние работы студентов (приоритет: основная деятельность).
Сходить в кино (обещал жене, приоритет: семья).
Сдать общий анализ крови (ежегодный осмотр у врача, приоритет: здоровье)
Срочно, но неважно Не срочно и не важно
Купить корм собаке (закончился) Досмотреть сериал.
Разобраться со старыми дисками

Как использовать? Можно взять листок бумаги и разделить на 4 части, а можно сделать документ в Google Docs. Также идеально подойдет такой сервис, как Trello.

Сделайте 4 карточки

Сделайте 4 карточки, которые соответствуют квадрантам Эйзенхауэра

Кроме Trello, подойдут такие программы как Evernote, ToDoList, AnyDo.

Есть еще приложения для смартфона, которые работают с матрицей Эйзенхауэра:

Резюмируем

В тайм-менеджменте множество различных методик и техник. Люди разные, и поэтому для кого-то матрица Эйзенхауэра станет спасением, а кому-то совершенно не понравится. Главное – пробовать управлять своим временем.

Когда вы научитесь правильно распределять свои дела, поймете, что у вас появилось много свободного времени, основные дела вы делаете вовремя и без спешки, цели достигаете одну за другой, все дела в порядке, чувствуете себя в бодром расположении духа и хорошем настроении.