Стратегії відпустки для керівників: як не допустити руйнування бізнесу

Повне фіаско, що багато керівників вважають великим досягненням уникати відпустки протягом років. Як можна відкинути улюблену справу на цілі два тижні! «О, без мене тут все зупиниться, працівники розслабляться, і я повернуся до розрухи. Це недбало!» Насправді, це безвідповідальне мислення. А ще, замикати все на себе і зробити відпустку технічно неможливою – це невірно. Наша сьогоднішня стаття розкаже про те, як організувати бізнес-процеси таким чином, щоб можна було їхати відпочивати зі спокійною душею.

Від редакції. Перевірені поради та найцікавіші кейси – зібрали для вас в одному місці! Підписуйтесь на наш телеграм-канал та отримуйте щотижня нову порцію знань та порад!

Розбираємося з системних моментів

У разі, коли догляд начальника призводить до порушення роботи всього бізнесу, виникає системна проблема. Бути незамінним може бути привабливим з погляду ідеї, але на практиці це не призводить до нічого, крім проблем. Натомість важливо прагнути створити таку систему, в якій все функціонує без вашої присутності. Якщо ви відчуваєте, що занадто багато робочих процесів залежить від вас і ніхто інший не може розібратися без вашої допомоги, необхідно розпочати внесення системних змін. Інакше ви не зможете відірватися від бізнесу ні на півдня, не кажучи вже про можливість піти у відпустку.

1. Опануйте навичку делегування повноважень. Це не лише корисна звичка, а й необхідність. Жодна людина, навіть найталановитіша, не може самостійно виконати всі завдання. Більшість успішних людей не прагнули зробити все самостійно, а збирали чудову команду та вміло передавали відповідальність.

2. Розробте довіру до своїх співробітників. Одна з основних проблем керівників – недовіра до своїх підлеглих. Багато хто вважає, що без постійного контролю співробітники обов'язково припустяться помилок. Якщо ви так мислите, значить ви невдалий керівник, або у вас неправильно сформована команда. У добре налагодженій команді співробітники знають, що робити і виконують свої завдання без постійного нагляду.
3. Призначте заступника, якщо у вас є досить великий штат співробітників. Але навіть якщо у вашій команді всього кілька людей, все одно необхідно мати людину, яка може тимчасово замінити вас.
4. Забезпечте доступ до інформації. Уявіть ситуацію: ви їдете у відпустку, а ваш заступник навіть не має контактів постачальників для розміщення замовлень. Так не варто робити. Немає необхідності тримати доступ до інформації в секреті, це не секретні дані. Вся необхідна інформація має бути доступною всім, кому вона може знадобитися.
    

Ми розглянули деякі системні питання. Якщо не здійснити описані нами кроки, команда сильно залежатиме від вас і неможливо залишити її навіть на короткий проміжок часу. Більшість сучасних систем управління, що застосовуються на Заході, прагнуть повної та безболісної взаємозамінності співробітників, включаючи вищих керівників. В ідеалі, кваліфікований фахівець повинен мати можливість замінити свого колегу без необхідності в тривалому ознайомленні з деталями його роботи.

Що зробити перед відпусткою

Незважаючи на те, що все йде гладко та працює без вашої участі, необхідно підготуватися до відпустки. Адже ви не їдете лише на один день. Ось кілька рекомендацій щодо того, що потрібно зробити перед відпусткою.

Призначте замість себе виконуючого обов'язки

Як правило, у таких випадках зазвичай призначається штатний заступник, якщо такий є. Однак це стосується переважно організацій з великою кількістю співробітників і складною структурою: директор, заступники, відділи з керівниками, бухгалтерія, відділ кадрів тощо. Якщо у вас немає всього цього, то ви можете обрати бізнес-партнера як свого заступника. При призначенні заступника слід дотримуватись наступних рекомендацій:

• призначення оформлюйте письмово. Зазвичай це у формі наказу з організації;
• сповістіть співробітників про те, що йдете у відпустку, а під час вашої відсутності вони підпорядковуватимуться заступнику;
• ознайомте з наказом всіх осіб, яких він торкнеться. Це сам ВО і всі, хто йому підкорятиметься;
• опрацюйте юридичну та правову сторону питання. Якщо заступник підписуватиме за вас документи – наділіть його правом підпису та видайте печатки організації. Потрібні довіреності для дій як законний представник – заздалегідь сходіть до нотаріуса і напишіть необхідні папери.

За кілька днів перед початком відпустки проведіть зустріч із вашим заступником і пройдіться по різних відділах, щоб розповісти про важливі моменти, на які слід звернути увагу під час вашої відсутності. Позначте найтерміновіші завдання, які вимагають негайного виконання. Це можуть бути дзвінки, запити, податкові питання та інші. Було б ідеально, якщо ви складете список термінових справ. Це допоможе вашому заступнику краще орієнтуватися в термінах і гарантує, що нічого не буде втрачено. Ви можете записати справи на папері, документі на комп'ютері або навіть надіслати повідомлення в соціальних мережах або електронний лист. Робіть так, як вам зручно.

Принципи планування: квадрат Ейзенхауера

Читайте також: Як застосовувати матрицю Ейзенхауера у тайм-менеджменті

Постарайтеся заздалегідь виконати якнайбільше завдань перед тим, як піти у відпустку

Це буде корисно як для вас, так і для вашого заступника та всієї команди. Якщо ви такий майстерний фахівець, що не потребуєте цього, вітаємо, у вас чудові керівні навички. Однак, як правило, перед відпусткою залишаються деякі незавершені проекти та справи. Заступник також має свої прямі обов'язки, і йому доводиться виконувати роботу в подвійному обсязі, як мінімум. Тому не варто дозволяти йому витрачати час на рутинні завдання.

Ми не говоримо про те, щоб впадати в паніку та намагатися завершити всі справи в останній момент. Йдеться швидше про те, щоб закінчити розпочаті, але ще не завершені проекти та справи. Усі рутинні завдання можна відкласти потім і завершити їх після відпустки. Однак, якщо у вас є важливий контракт із корпоративним клієнтом, який майже готовий до підписання, не варто його відкладати. Такі речі слід довести до кінця. Важливо пам'ятати, що міняти коней серед переправи не рекомендується. Поки ваш заступник освоюється і розуміється на ситуації, ваша відпустка може закінчитися.

Повідомте своїх партнерів і контрагентів про вашу майбутню відпустку 

Попередьте всіх зацікавлених сторін, включаючи бізнес-партнерів, постачальників та орендодавців. Надайте їм контактний номер виконуючого обов'язки, щоб вони могли зв'язатися у разі потреби.

Ви можете попередити своїх колег у будь-який зручний спосіб: зателефонувати, надіслати електронні листи або написати повідомлення в месенджерах. Якщо ви цього не зробите, це буде незручно як для вас, так і для них. Ваші колеги виконуватимуть подвійну роботу, а вас турбуватимуть дзвінками, коли ви насолоджуєтеся відпусткою.

Загалом попередьте всіх своїх контактів наскільки це можливо. Ви самі знаєте, що коли ви перебуваєте в офісі, за два тижні не надходить жодного дзвінка. Телефон мовчить, пошта теж. Але як тільки ви на пару годин вимкнете телефон, перебуваючи в кінотеатрі, раптом стаєте життєво важливим для всіх. Вам надходить 30 пропущених дзвінків, включаючи тих, хто не дзвонив вам кілька місяців. Якщо ви не попередите своїх партнерів про свою відпустку, ситуація буде приблизно такою самою.

Якщо партнери очікують, що ви виконаєте певну роботу, і терміни випадають на період вашої відпустки, попередьте їх про можливість перенесення термінів. Якщо це можливо, звісно.

Розподіліть свої робочі обов'язки між різними співробітниками

Незважаючи на те, що у вас буде заступник, який візьме на себе частину ваших обов'язків, важливо також доручити деякі завдання іншим працівникам. Пам'ятайте, що виконувач обов'язків також буде зайнятий своєю роботою, і в нього може не вистачити часу на все. Не варто перевантажувати одну людину. Роль заступника, переважно, пов'язані з адміністративними завданнями. Його завдання не полягає в тому, щоб працювати на двох, поки ви насолоджуєтеся відпочинком під пальмами. Головна його функція – керувати робочим процесом.

Схема розподілу ролей у команді

Тому головна мета – зняти з плечей заступника рутинні та оперативні завдання. Це можна доручити іншим працівникам. Найпростішим способом є особисте звернення до підлеглих та призначення ним завдань на період вашої відпустки. Наприклад, начальник відділу продажів може зайнятися взаємодією з постачальниками, а бухгалтер спокійно впорається з проведенням співбесід із потенційними новими співробітниками тощо.

Читайте також: Маркетинг-директор в команді: як вирахувати кращого

Пересуньте все, що можна відкласти

Не всі завдання мають однакову важливість та терміновість. Було б дивно доручити виконання ремонту у своєму кабінеті під час відпустки. Це можна відкласти до повернення. Ні, звичайно, не в прямому значенні. Якщо ви не хочете вдихати фарбу, то, можливо, ремонт під час відпустки підійде. Ми говоримо про принцип. Якщо завдання не є терміновими чи критично важливими, то не варто доручати їхнє виконання під час вашого відпочинку.

У невеликому колективі відсутність навіть однієї людини дуже помітна, особливо якщо це керівник. Навантаження інших співробітників збільшується, тому другорядні завдання можуть бути відкладені на деякий час. Коли повернетесь із відпустки, ви зможете їх доробити.

Однак не варто захоплюватися цим, інакше після повернення вам доведеться довго розгрібати відкладені справи, які накопичаться і ускладнять ситуацію, подібно до снігового кому.

Читайте також: Як максимально швидко повернутися в роботу після перерви?

Уникайте нових проектів перед відпусткою

За винятком тих, які ви можете завершити або перенести. Однак майте здоровий глузд: якщо у вас з'являється вигідний контракт, краще почати роботу над ним у будь-якому випадку. Іноді така угода може стати джерелом доходу протягом усього життя. Для такої нагоди можна пожертвувати відпусткою.

Ретельно вибирайте час для відпустки

Робота зазвичай не є стабільною протягом усього року. Навіть якщо ви займаєтеся торгівлею товарами, які не залежать від сезону чи пори року, все одно бувають періоди спокою та активної діяльності. Особливо це стосується сезонного бізнесу, де основний дохід виходить у літні місяці, наприклад.

Намагайтеся піти у відпустку в періоди найменшої активності, коли обсяг робіт мінімальний. Наприклад, якщо ви володієте інтернет-магазином снігоприбиральної техніки, то літо є мертвим сезоном із мінімальними продажами. Саме на такий період найкраще планувати відпустку. Це стосується не тільки вас, але й ваших співробітників. Бути без менеджерів з продажу у найактивніший сезон – не найвигідніша перспектива.

Приклад планування відпустки

Як організувати свій час під час відпустки

Відразу попереджаємо: керівники проводять свою відпустку інакше, ніж їхні підлеглі. Все одно вам доведеться залишатися на зв'язку, але це не означає, що всю відпустку потрібно провести на телефоні безперервно вирішуючи робочі питання. Якщо це відбувається, значить щось не так з організацією. Ось кілька корисних порад, якими успішно користуються багато досвідчених керівників:

• Встановіть час зв'язку. Домовитеся, наприклад, про дзвінок о 9-й ранку за києвським часом. За винятком надзвичайних ситуацій, вам не слід дзвонити раніше чи пізніше цього часу. Або домовтеся, що дзвонитиму вам, а не ви. Попередьте співробітників, щоб вони не зверталися безпосередньо до вас. Нехай вони вирішують питання із вашим заступником. Якщо потрібно, нехай заступник дзвонить вам, а не співробітник, у якого виникли питання.
• Якщо Ви плануєте працювати під час відпустки, встановіть розклад роботи. Наприклад, 2 години на день, з 13:00 до 15:00 – це час для роботи. Хоча найкраще взагалі не працювати.
• Якщо ви не збираєтеся бути доступним або можуть виникнути проблеми зі спілкуванням, попередьте про це заздалегідь. Нехай не розраховують на вас і приймають рішення.

Резюмуємо

Керівники мають різні підходи до відпустки та роботи під час відпочинку. Наприклад, засновник Facebook, Марк Цукерберг, рідко влаштовує собі відпустку, віддаючи перевагу роботі, і лише раз на кілька років їде на відпочинок. Багато хто каже, що часто подорожує у відпустку, але навіть під час відпочинку все одно думає про роботу, іноді навіть більше, ніж в офісі.

Вибір моделі відпочинку залежить від вас. Головне пам'ятайте, що якісний відпочинок допомагає розслабитися та подивитися на багато питань із новою перспективою. 

Відпочивайте правильно!