Нещодавно наша випускниця та студентка курсу «Директор з інтернет-маркетингу» Оксана Левченко написала статтю «Як максимально швидко повернутися в роботу після перерви?», де торкнулася теми тайм-менеджменту. Наші читачі попросили розповісти більше про матрицю Ейзенхауера.

Від редакції. Для того, щоб не упустити нічого важливого, мати весь список для читання під рукою ми створили телеграм-канал академії WebPromoExperts.

Що таке матриця Ейзенхауера

Згідно з Вікіпедією, у технології управління часом техніка «Матриця Ейзенхауера» реалізується шляхом налаштування системи пріоритетів та категорій.

Трохи історії. 34-й президент США Дуайт Ейзенхауер (14.10.1890 – 28.03.1969) був американським державним та військовим діячем, генералом армії та, швидше за все, не займався технологією тайм-менеджменту. Проте багато хто знає його знамениту фразу:

«Не всі термінові справи важливі і не всі важливі справи – термінові».

Саме ця фраза лягла в основу методу, який назвали матрицею Ейзенхауера.

Дуайт Эйзенхауэр

Дуайт Ейзенхауер

Які проблеми вирішує матриця Ейзенхауера

Упевнена, що багато хто з нас стикався з ситуацією, коли цілий день проводиш в офісі або на віддаленій роботі, крутишся, як білка в колесі, вирішуєш численні завдання і врешті-решт гинеш від вигорання. Ти не відчуваєш задоволення від виконаної роботи та не розумієш, навіщо так працюєш.

У технології тайм-менеджменту основне завдання – поставити мету. Адже без мети вся робота може перетворитися на суцільну рутину без кінця та краю, де немає просвіту та не видно результату.

Тут можна згадати давньогрецький міф про Сізіфа. Після смерті боги змусили Сізіфа, будівельника і царя Корінфу, котити на гору в Тартарі важкий камінь, який, ледве досягнувши вершини, щоразу скочувався вниз. За різними версіями Сізіфа змусили робити таку виснажливу і безглузду роботу через те, що він розголошував таємниці богів, намагався обдурити смерть.

Тициан «Наказание Сизифа»

Тіціан «Покарання Сізіфа»

Тепер «сізіфова праця» означає важку нескінченну роботу без результату.

Для нас головне – зрозуміти не те, що ми працюємо мало чи погано. Головне – правильно поставити мету своєї роботи.

І матриця Ейзенхауера допомагає не тільки поставити мету, але й визначити пріоритети сортування завдань.

Як працювати з матрицею Ейзенхауера

Матрицю Ейзенхауера можна наочно уявити як 4 блоки з певними завданнями.

Так выглядит матрица Эйзенхауэра

Так виглядає матриця Ейзенхауера

До зеленого блоку «Важливо, але не терміново» відносяться завдання, пов'язані з основною діяльністю. Такі завдання не вимагають негайного виконання, але при цьому слід знати, коли ці завдання будуть вирішені. Крім того, до цього блоку слід вносити завдання, пов'язані з особистісним зростанням: навчання, заняття спортом.

На такі завдання виділяється достатньо часу, робота ведеться без паніки та максимально ефективно.

Хто справляється з керуванням часу, зазвичай не допускає, щоб такі завдання потрапляли до червоного блоку.

Червоний блок «Терміново і важливо» – це завдання, які слід виконати насамперед. Якщо не робити ці завдання, то на людину чекають великі проблеми, і основної мети буде складно досягти. Крім того, у цей блок слід вносити все, що стосується здоров'я.

Якщо грамотно розподіляти свій час, можна не доводити справи до «пожежного» блоку. Але таке рідко буває, просто намагайтеся, щоб цей блок не був переповнений завданнями. А для цього працюйте над наповненням інших блоків.

Жовтий блок «Терміново, але не важливо» містить рутинні завдання. Це може бути розбір електронної пошти, листування в месенджері, надсилання документів тощо. Зазвичай виконання таких завдань від вас вимагають інші люди.

Виконання завдань із цього блоку не наближають нас до досягнення мети, вони можуть відвернути увагу від важливих справ, знизити ефективність.

Тут важливо визначити пріоритети та не сплутати зі справами з червоного блоку.

Синій блок «Не терміново і не важливо» включає ваші улюблені справи, які дозволяють відпочити та перезавантажитись. Це читання, перегляд фільмів або серіалів, перегортання стрічки в соцмережах та ін. Можливо, на такі заняття виділяються години, а не хвилини, але такі справи теж потрібні, адже це ваш відпочинок.

Не забувайте відпочивати. Увімкніть улюблену музику, загорніться в теплий плед і випийте філіжанку ароматного чаю.

Приклад використання матриці Ейзенхауера

Терміново і важливо Важливо, але не терміново
Написати статтю (пообіцяв колезі).
Зробити звіт (мав здати тиждень тому)		 Перевірити домашні роботи студентів (пріоритет: основна діяльність).
Сходити у кіно (обіцяв дружині, пріоритет: сім'я).
Здати загальний аналіз крові (щорічний огляд у лікаря, пріоритет: здоров'я)
Терміново, але не важливо Не терміново і не важливо
Купити корм собаці (закінчився) Переглянути серіал.
Розібратися зі старими дисками

Як використовувати? Можна взяти аркуш паперу та розділити на 4 частини, а можна зробити документ у Google Docs. Також ідеально підійде такий сервіс, як Trello.

Сделайте 4 карточки

Зробіть 4 картки, які відповідають квадрантам Ейзенхауера

Крім Trello, підійдуть такі програми як Evernote, ToDoList, AnyDo.

Є ще програми для смартфона, які працюють із матрицею Ейзенхауера:

Резюмуємо

У тайм-менеджменті безліч різних методик та технік. Люди різні, тому для когось матриця Ейзенхауера стане порятунком, а комусь не сподобається. Головне – намагатися керувати своїм часом.

Коли ви навчитеся правильно розподіляти свої справи, зрозумієте, що у вас з'явилося багато вільного часу, основні справи ви робите вчасно і без поспіху, цілі досягаєте одну за одною, всі справи в порядку, почуваєтеся бадьоро.