В первой части статьи мы обсудили, как организовать вебинар и собрать на него зрителей, как подготовить презентацию, какие ресурсы потребуются для проведения эфира. Вторая часть посвящена непосредственно эфиру вебинара и тому, что нужно сделать после него. Отдельно поговорим о возможных критических ситуациях во время эфира.
Последние приготовления перед стартом эфира вебинара. Накануне вы:
- настроили напоминания о событии (за час и за 15 минут до начала);
- загрузили в вебинарную комнату презентацию и дополнительные материалы;
- убедились, что зарегистрированы все ведущие.
Как провести вебинар успешно?
Перед вебинаром. Подготовка спикеров
Я стараюсь не вносить правок в материалы и не проводить репетиций в последнюю ночь перед вебинаром. Обычно это только лишний раз утомляет и плохо влияет на внешний вид спикеров. Своих коллег по эфиру я прошу обязательно выспаться накануне и хорошо позавтракать — нам нужны бодрые и энергичные ведущие. В погоне за бодростью старайтесь не переборщить с кофе: он сильно обезвоживает, и рот пересыхает во время выступления.
Внешний вид
Подбирая одежду для эфира, избегайте рисунка в виде мелкой клетки и полоски, такой рисунок будет рябить в эфире. Также лучше избегать одежды, сливающейся с фоном. Если вы наденете белую рубашку и сядете на фоне белой стены, они сольются, и получится комичный эффект головы без туловища.
Веб-камера имеет свойство подчеркивать недостатки кожи, даже самые маленькие. Если хотите добиться лучшего эффекта (в основном это относится к девушкам), имеет смысл сделать более плотный, корректирующий макияж. И не садитесь спиной или боком к незатененному окну — при таком ракурсе будет темное лицо на экране.
О голосе
Необходимо разогреть ваш речевой аппарат, чтобы голос звучал красиво, а язык не заплетался. Есть много техник от разных тренеров по публичным выступлениям. Мне нравится десятиминутное видео звезды TED Джулиана Трежера «Как говорить, чтобы другим хотелось слушать» (Julian Treasure, How to speak so that people want to listen).
Будет прекрасно, если вы и ваши спикеры сможете сделать рекомендованную Джулианом гимнастику для голоса. Если же укромного места для гимнастики нет, и вам неловко пугать ни о чем не подозревающих коллег по офису, как минимум можно попить теплой воды, чтобы согреть связки, и съесть банан. Да-да, я не шучу, именно банан. Он содержит магний, успокаивающий нервы, плюс получится хорошая разминка для губ и челюстей.
Теплая вода понадобится и во время эфира. Обязательно поставьте несколько стаканов с теплой водой рядом со спикерами на столе. Даже если вы совсем не напрягали голос на репетициях, во время эфира вы будете волноваться больше. Часто от волнения сохнет во рту и возникает неприятное першение в горле, которое мешает говорить. К тому же наблюдения показывают, что такое першение заразно: начнете кашлять вы — с большой вероятностью запершит в горле у ваших коллег. Быстро избавиться от этих симптомов поможет глоток теплой воды.
Подготовка техники и помещения
Хорошо проветрите помещение, в котором будете проводить вебинар, и повесьте на дверь табличку, чтобы вам не мешали.
Советую использовать гарнитуры с микрофоном, как у операторов колл-центра. У встроенных динамиков ноутбука или гарнитуры смартфона качество звука гораздо хуже.
Проверьте уровень заряда ноутбуков и гарнитур, а лучше подключите их к источнику питания. Идеально, если найдется запасной ноутбук с гарнитурой. Иногда случаются странные вещи, и техника неожиданно отказывается работать именно во время эфира.
Убедитесь, что у вас подключен интернет с хорошей скоростью. Все платформы для вебинаров имеют список технических требований к скорости интернета, разрешению экрана, версии браузера и Flash Player. Некоторые платформы предоставляют услугу «дежурства» специалиста техподдержки на вашем вебинаре для оперативного устранения возникающих сложностей.
Саундчек
Перед началом эфира обязательно проведите саундчек со всеми спикерами, чтобы убедиться, что у них работает изображение с камеры и идет звук. Есть разные подходы к тому, как правильно это сделать.
1. Саундчек в самом вебинаре, но за полчаса до заявленного начала. Ведущие по очереди выходят ненадолго в эфир, проверяют видео и звук. Перед отправкой или публикацией записи вебинара эту часть нужно будет отрезать. Вариант удобный, но первые зрители могут прийти заранее и увидеть ваш саундчек и переписку в чате.
2. Можно сделать по-другому — создать отдельный мини-вебинар для спикеров за час до эфира и протестировать звук и видео там. Вас никто не будет видеть, но нет 100% гарантии, что не возникнет проблем с выходом в эфир в основном вебинаре, на который вы собрали зрителей.
При одинаковых настройках вебинар-репетиция и вебинар с большим количеством гостей ведут себя совершенно по-разному в плане стабильности.
Мы практикуем и тот, и другой способ саундчека.
Также есть разные мнения насчет того, как ведущим проводить оставшееся после саундчека время до официального начала вебинара. Некоторые организаторы вебинаров просят ведущих оставаться в эфире с выключенными камерами и микрофонами. Это безопаснее, чем покидать эфир, потому что при повторном подключении могут неожиданно возникнуть сложности. Да, действительно, такой риск есть.
Но мне этот способ не очень нравится, потому что пустые окошки на месте предполагаемых спикеров обычно нервируют зрителей. Подключаясь к вебинару, они пугаются, что вебинар уже начался, ведущие в эфире, а у них не работает видео и звук. Тогда они начинают писать тревожные сообщения в чате, и модератору приходится успокаивать паникующих зрителей. Это не очень располагающее начало вебинара, поэтому мы так не делаем. Мы выходим из эфира после саундчека, оставляем на экране заставку с названием вебинара, фото спикеров и временем начала или первый слайд презентации.
Как себя вести во время вебинара
Мы запустили вебинарную комнату, провели саундчек, висит заставка вебинара, и постепенно собираются зрители. Поговорим о вебинарном этикете.
Вебинар начинается с момента запуска вебинарной комнаты, в которой собираются гости и ждут спикеров. Нужно поприветствовать гостей, напомнить время начала эфира. Если у вас несколько ведущих, все они должны поздороваться с гостями в чате.
Хорошо, если у вас получится развлечь гостей легкой беседой в чате, задать им несколько вопросов.
Посмотрите, сколько людей у вас собирается. Рядом с чатом обычно указано число зрителей вебинара. Хорошей считается явка 30–50% от зарегистрировавшихся.
Если вдруг к вам пришло совсем мало зрителей, не расстраивайтесь. Вебинар идет в записи, которую вы разошлете всем зарегистрировавшимся и/или выложите на свой канал Youtube для всех желающих. Однако проанализировать причины низкой явки и принять меры в будущем все равно будет необходимо.
За минуту до начала вебинара объявите минутную готовность для выхода в эфир. Нажав кнопку «Выйти в эфир», подождите три–пять секунд, потом начинайте говорить. Обычно зрители видят и слышат вас с задержкой в несколько секунд, поэтому если вы начнете говорить сразу, начало фразы будет обрезанным.
Как лучше вести вебинар: с камерой или оставить только закадровый голос?
Многие начинающие вебинаристы не решаются выступать с включенной камерой, стесняясь своего изображения. Некоторые опытные организаторы вебинаров просят своих приглашенных спикеров говорить без камеры, чтобы не нагружать интернет-канал.
Я советую пересилить застенчивость и с самого начала вести вебинары с видеокамерой. Так вам будет гораздо легче поддерживать контакт с аудиторией, а зрителям воспринимать информацию. Ведь согласитесь, мы гораздо лучше понимаем собеседника, когда видим его лицо.
Выйдя в эфир, поприветствуйте зрителей и убедитесь, что они вас хорошо видят и слышат. После этого представьтесь и представьте ваших коллег, если вы ведете вебинар не один. Познакомьтесь со зрителями, предложите им написать что-нибудь о себе в чате. Расскажите о планируемой длительности вебинара и будете ли вы рассылать запись и презентацию участникам. После этого можно переходить к основной части доклада.
По ходу презентации следите за числом посетителей вашего вебинара. Обычно в течение нескольких минут после начала посетители еще прибывают, потом их число должно стабилизироваться. Если вы видите, что начался резкий отток посетителей в середине вебинара, значит, что-то не так. Скорее всего, зрителям стало скучно, спикер их усыпляет своей монотонностью или, наоборот, утомляет излишней темпераментностью. Бывает и так, что заявленная тема вебинара не соответствует содержанию, а доклад носит откровенно рекламный характер — зрителям такое не нравится.
Наша с вами задача, чтобы большая часть посетителей осталась до конца вебинара.
Помимо интересного доклада и обаятельных спикеров, используйте интерактивные средства для удержания внимания:
1. Ложная анимация
Выдавайте информацию по частям, чтобы зрители не отвлекались и ждали каждый следующий слайд.
2. Указка или курсор
Помогайте зрителям следить за вашей мыслью, указывая виртуальной указкой на нужные элементы на слайде.
3. Рисование
Подчеркивайте важные моменты на слайдах прямо на глазах у зрителей с помощью инструмента «карандаш». Можете рискнуть и пригласить их самих что-то подчеркнуть или написать на ваших слайдах.
4. Задавайте вопросы зрителям по ходу рассказа
Пусть они отвечают в чате или же запускайте специальные опросы и тестирования.
5. Расшаривайте зрителям свой экран
Показывайте что-то интересное по теме доклада. На своих вебинарах мы показываем в действии нашу систему обработки обращений клиентов — это действует лучше пары десятков слайдов.
6. Дарите подарки
Предлагайте зрителям скачать полезные материалы по теме вебинара прямо в эфире.
Как отвечать на вопросы зрителей
Вы можете отвечать как по ходу рассказа, если не боитесь сбиться с мысли, так и в специальном блоке «Вопрос-ответ» в конце вебинара. В любом случае гости начнут задавать вам вопросы с самого начала, и это хорошо. Если вы не хотите отвлекаться во время проведения вебинара, вы можете на них не отвечать. Но обязательно нужно сказать, что вы видите вопросы в чате и ответите на них позже, иначе зрители будут обижаться. Пока вы рассказываете презентацию, на вопросы могут отвечать ваши коллеги, а вы потом ответите на оставшиеся или новые.
Когда что-то пошло не так во время эфира
Поговорим о вебинарных «страшилках» — самых распространенных ситуациях, когда что-то может пойти не так в эфире.
Проблемы со звуком. Зрители вас не слышат
Попробуйте выйти из эфира и вернуться. Чаще всего это помогает. Если нет, попробуйте совсем выйти из вебинарной комнаты, вернуться и снова выйти в эфир. Если две–три попытки не помогли, даем знак выйти в эфир вашему коллеге, если вы ведете вебинар не в одиночку.
Далее, ищем источник проблемы. Проверяем гарнитуру, включена ли она. Иногда ее просто забывают включить. Проверьте настройки гарнитуры в системе вебинара — она должна «видеть» именно вашу гарнитуру, а не устройство по умолчанию. Попробуйте заменить гарнитуру (вы ведь взяли на вебинар запасную, правда?).
Обычно что-то из этих средств помогает. Если ничего из перечисленного не помогло, оперативно подключайте дежурного специалиста техподдержки вебинара.
Проблемы с видео. Зрители не видят изображение с вашей камеры
Так же, как и в случае со звуком, для начала попробуйте выйти из эфира и войти в него снова.
Выключите на ноутбуке все программы, в которых может задействоваться видеокамера, например, Skype. Подключите специалиста техподдержки вебинара. Если быстро решить проблему не удается, предупредите зрителей, что будете вести вебинар без камеры, и начинайте.
Спикерам имеет смысл заранее загрузить в свои профили в вебинаре фотографии, которые будут использоваться как аватарки, если у вас не получится восстановить видео. Пусть лучше зрители видят ваше фото, чем пустой экран.
Отключился звук или видео во время вебинара
Зрители жалуются, что перестали вас слышать или видеть.
Если жалуются все зрители, то проблема на вашей стороне. Значит, срочно делаем все рекомендации из предыдущих пунктов. Если жалуются один–два человека, то проблема только у них. Предложите им обновить страницу (клавиша F5), а если у них не очень хороший интернет, то и вовсе отключить видео спикеров. Если ничего не помогает, пообещайте прислать запись вебинара.
Вам задают слишком много вопросов в чате, вы не успеваете отвечать
Это, по сути, не «страшилка», а один из критериев успеха. Вы действительно заинтересовали своих зрителей. Выберите самые интересные вопросы, и ответьте на них, аргументируя свою избирательность ограничениями по времени.
Вы забыли свою речь, не помните, что на следующем слайде
Ничего страшного, гости ведь не знают, какой должен быть текст. Спокойно откройте следующий слайд, сделайте глоток воды. Если не можете вспомнить изначальный текст, импровизируйте. Скажите пару фраз и двигайтесь дальше.
Вы не знаете ответ на вопрос
Все мы люди и не можем знать совершенно все, особенно если вопрос узко специфический. Поблагодарите за интересный вопрос, скажите, что вам нужно над ним подумать, и пообещайте ответить на него лично за рамками вебинара. Но на вопросы, непосредственно связанные с темой вашего выступления, лучше отвечать.
Вам задают откровенно провокационные вопросы
Общее правило такое: не кормите «троллей». Если не можете с ходу придумать хлесткий ответ, лучше предупредить, что вы не отвечаете на такие вопросы и далее их игнорировать.
Вам не задают вообще никаких вопросов
Тишина в чате — это действительно страшно. Подготовьте два–три интересных вопроса из серии «Нас часто спрашивают» и расскажите их, пока ваши зрители раскачиваются и придумывают свои вопросы.
И под конец самое страшное.
Произошел сбой платформы, вебинар полностью прервался. Шеф, все пропало!
К счастью, такое случается совсем редко, у меня пока не было такого случая ни разу. Но если такое вдруг случится, то вам нужно отправить письмо всем участникам вебинара с извинениями и пригласить их на повторный вебинар в ближайшее время. То же самое делаем в случае вынужденной отмены или переноса вебинара.
После эфира
Ну вот, надеюсь, ничего страшного во время эфира не произошло, и вы быстро справились со всеми трудностями. Завершаем вебинар. Спикеры прощаются со зрителями в эфире, потом в чате вебинара. Последним прощается модератор и закрывает вебинарную комнату. Вебинар окончен.
После завершения вебинара не забудьте обработать запись вебинара, вырезать из нее ненужное и сохранить в хорошем качестве. Во многих вебинарных платформах разослать запись можно одной кнопкой, но я предпочитаю подготовить полноценное follow-up письмо со ссылкой на запись вебинара, презентацию и дополнительные материалы.
И, конечно, мы в отделе маркетинга обрабатываем и анализируем лиды с вебинара, смотрим процент явки, изучаем интересные вопросы и пожелания наших зрителей. Мы рады постоянным посетителям и притоку новых лидов в нашей воронке маркетинга. Надеюсь, мои советы будут вам полезны, и вы тоже будете с удовольствием и пользой проводить вебинары.
Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии