От редакции: сегодня на вопросы по организации мероприятий отвечает Надя Веселкова, она курирует вопросы маркетинга в команде Octopus Events. Вы больше нас знаете по самой летней конференции 8Р, первой в своем роде конференции для SaaS’еров SaaS Nation. Но есть еще и в других странах – конференции Online Advertising в Болгарии, Казахстане.

БЛОК 1. Оргвопросы

  • Какие форматы ивентов вам самим нравятся больше: как оргам и как просто участникам?

Те, которые предполагают активный нетворкинг между участниками. Например, мы большие фанаты панельных дискуссий, когда спикеры наравне с участниками из зала палят фишки и голосуют за их полезность / практическую применимость. Или когда ивенты совмещают приятное/полезное. Например, участники любят 8Р не только за качественные доклады, но и летнюю атмосферу – море в 5 минутах ходьбы от локации и шумные beach afterparty.

  • Какие форматы ивентов с вашей точки зрения невыгодно проводить?

Тут дело не в форматах, а скорее в цели мероприятия. Если у вас нет четкого понимания, в чем будет главная идея вашего ивента и кто ваша аудитория, ничего хорошего не получится, да и репутация мероприятия пострадает, ведь ожидания аудитории были другими.

  • Какие пять вещей должны делаться в большой конференции по умолчанию?

  1. Правильно подобранная локация – такая, чтобы могла выдержать большое количество людей, и не было проблем с вентиляцией, парковкой или даже элементарно чистотой в санузлах.

  2. Обученный support, который будет в курсе всех нюансов. Для этого нужно заранее встретиться минимум пару раз со своими волонтерами, рассказывать, где, что находится на локации и куда направлять участников с вопросами. По сути, в саппорт лучше брать универсальных бойцов, которые и людей в залы направят, и смогут быстро справиться с выдачей бейджей/пакетов участников.

  3. Правильный контент, который будет интересен вашей аудитории. Для этого стоит заранее оговаривать уровень сложности каждого доклада, чтобы у аудитории сложились верные ожидания касательно каждого выступления. Потому что когда сходятся ожидания и реальность (или верх мастерства – реальность превышает), участники счастливы.

4. Слаженная работа персонала на обедах/кофе-брейках. Для каждого организатора кофе-брейки – довольно напряженное время, поскольку большой поток участников одновременно хочет покушать / выпить кофе / пообщаться между собой. Важно, чтобы в зале в это время сохранялась чистота, персонал был вежлив, и были свободные столики/пуфики для желающих пообщаться.

5. Ну и пятый пункт, но по важности первый – организация нетворкинга. Когда участников очень много, нужно направлять их не только между залами, но и в плане активностей. Тут на помощь придут квест-карты с ценными призами за общение с участниками выставки (фото ниже) и любые геймификации, применимые для данного мероприятия. Некоторые ивенты (правда, небольшие – до 300 человек) практикуют формат «speed dating» – когда за 5 минут нужно поговорить с абсолютно рандомным участником ивента и обменяться визитками. Потом звонок, как в школе, и вы подходите к новому участнику. Применимо ли это к мероприятиям 300+ участников – вопрос, но в силах ивентеров доработать механику нетворкинга и выбрать наиболее удачный для своего мероприятия вариант.

  • Какой самый сложный случай приходилось разруливать?

Старожилы конференции 8Р хорошо помнят тот год, когда погас свет и не включились генераторы. Так что теперь у нас не только план Б, но и В, Д, Е – чтобы 100 % прошло всё гладко.

  • Как сделать так, чтобы мероприятие стало культовым? Я знаю, что у вас есть волшебная палочка.

Вот рецепт культового мероприятия: собрать всю диджитал-тусовку в одном месте, добавить сочные доклады, приправить это панельной дискуссией с реально практическими советами и посыпать сверху качественным нетворкингом с капелькой хорошей атмосферы.

  • Как снять уровень напряженности перед событием?

У нас в Octopus Events так исторически сложилось, что чем ближе мероприятие, тем сплоченней мы работаем: поддерживаем друг друга по рабочим вопросам, выезжаем из офиса на локацию (да-да, ту самую, в шаговой доступности от пляжа) и много шутим. Поэтому максимально напряженный период – как раз в процессе подготовки ивента, а не перед ним, спасибо планированию за это ;)

  • Что такое, по-вашему, хорошее мероприятие?

Мероприятие должно привести к ажиотажу в соцсетях, учить, вдохновлять людей менять себя, свой бизнес и помогать укрепить позиции на рынке. За стандартные 20-30 минут доклада нельзя научить людей кардинально новому, но можно посеять идеи и зажечь участников. Получилось ли это у вас, будет видно по горящим глазам, по дальнейшему росту компаний и, конечно же, по отзывам. Последнее, кстати, мы всегда собираем и обрабатываем с особой тщательностью – наши участники могут проголосовать за полезность/презентацию каждого доклада, и исходя из этих оценок мы подводим итоги конференции, понимаем свои точки роста и строим планы на следующий год.

  • Как отвлечь участника мероприятия от переизбытка информации?

Есть отличная геймификация в виде Черного моря и золотистого песка на пляжах. Проверено годами. Работает :)

  • Эволюционируют ли сейчас мероприятия и в какую сторону?

Данный рынок активно развивается, всё больше внимания уделяется вау-эффекту – хайповые участники выставки (только вспомните, сколько шума бывает вокруг промо-персонала с боди-артом или 3D-камер). Всё тщательней разрабатывается сумка участника (носибельные в повседневной жизни бананки или блокноты с примечаниями о докладах). Eco-раздатка – всё меньше бесполезной макулатуры. А также всё больше digital-квартирников и встреч профи в непринужденной обстановке.

БЛОК 2. Докладчики и контент

  • На что должен делать упор организатор: на контенте, нетворкинге, на докладах?

Ответ – на всё. Если организатор делает такие масштабные ивенты, как 8Р, нельзя делать упор на программу, совсем забыв про активности, которые способствуют той самой тёплой и особенной атмосфере нетворкинга и кулуарного общения. Но если говорить от лица специалиста, который работает с программой конференции, конечно, контент превыше всего. Всегда хочется подготовить для аудитории интересные, актуальные и полезные темы.

  • Самый секретный секрет – как стать спикером у вас? Кто отбирает доклады? Какие есть требования?

Сложно. Но можно :) Заполнив заявку на сайте. 8Р делает фокус на практической составляющей в докладах. Для нас недопустимы полезные, но неформатные доклады о трендах, о философии и прочих общих вещах. На 8Р приходят участники, которым нужны кейсы, фишки, примеры, алгоритмы и инструкции. Для нас очень важно выдержать эту линию в докладах, поэтому мы просим, вне зависимости от того, как спикеры готовятся обычно к конференциям, соблюдать наши рекомендации и требования к подготовке докладов.

Каждая тема проходит через строгий темконтроль. У нас есть программный комитет – специалисты (SEO/PPC-спецы, маркетологи – в соответствии с потоками, представленными в программе конференции), которые помогают с оценкой предложенной спикером темы. Это означает, что есть тема – есть специалисты из этой сферы, которые голосуют за полезность доклада, практическую применимость, указывают на сомнительные моменты и дают правки.

  • Есть ли «черные списки»?

Если речь о спикерах, то после конференции мы собираем отзывы участников, по которым проводим анализ и определяем топ спикеров. Таким же образом всегда можно определить спикеров, у которых не получилось достучаться до сердец наших участников. Вполне логично, что на последующие мероприятия мы их не приглашаем.

  • Любите ли вы зажигать звезд или предпочитаете старых проверенных спикеров?

Хорошо соблюдать баланс. Мы приглашаем топ-спикеров прошлого года в программу. Когда получается определить хороший кейс у спикера, у которого небольшой опыт выступлений или вообще отсутствует, не беда. Есть опыт «зажигания звёзд», и он приятен :)

  • Смотрите ли вы доклады заранее? Проверяете ли тайминг?

Да, есть требования к подготовке черновика презентации за месяц до конференции. Мы с коллегами из программного комитета проверяем черновик и возвращаемся к спикеру с правками. После чего как минимум за 2 недели до конференции просим показать финал, который также проверяем. Тайминг соблюдаем, потому просим спикеров готовить столько слайдов, сколько реально уместить в выделенное время для доклада.

  • А есть ли запасные докладчики, на всякий случай?

Конечно. Мы не исключаем форс-мажорных случаев, потому готовим несколько резервных тем в каждый поток. Эти темы также проходят через всю воронку проверки темы и презентации.

  • Как охмурить спикера, если он звезда, а вам очень хочется?

Очень сложно :) Не каждый звёздный спикер отвечает, когда ему пишешь «в холодную». Хотя и такое случается. Лучше работает интро через другую звезду, с которой вам посчастливилось быть знакомым. Такое приглашение поступает сразу через рекомендацию, если, конечно, у вашего мероприятия положительная репутация.

  • Какие мероприятия вы мониторите? Как ищете новые фишки?

Мы сами задаём тренды. А если серьёзно, нравится мониторить зарубежные конференции, такие как Web Summit, Brighton SEO, Affiliate World Conferences и другие глобальные конференции таких масштабов для digital-сферы.

  • Нужен ли модератор? Как возбудить аудиторию на вопросы?

Да, без модератора не представляю слаженную работу потока в день конференции. Мы, в свою очередь, готовим заблаговременно всю информацию про спикеров и их темы для модератора. Он же отдаёт свою, как правило, положительную и зажигательую энергию залу. Представляет спикеров, помогает с вопросами аудитории и рассказывает о важных новостях за пределами одного потока, чтобы кто-то случайно не упустил что-то интересное :)

БЛОК 3. Спонсоршип

  • Поиск спонсоров: отдельная и больная тема. Сколько на это уходит времени, и как сделать предложение, от которого нельзя отказаться?

На самом деле это совершенно не больная тема, если взять за основу кастомный подход к каждому потенциальному спонсору. Мы как организаторы очень хорошо знаем свою аудиторию, поэтому ищем точки пересечения интересов аудитории и возможных спонсоров. Самое главное – это понимать, что вы делаете не одноразовый ивент, поэтому нет смысла рисковать своей репутацией и предлагать каждому спонсору максимально дорогой вариант, который в конкретном случае не окупит себя и оставит лишь неприятный осадок после участия в конференции.

  • Как угодить всем, и как происходит день застройки? Или нет такого дня, и можно всё с утра успеть сделать?

Нет, обязательно за день до мероприятия мы делаем четкий док с таймингом для каждого участника выставки / спонсора, где прописываем, кому и в какое время нужно приехать, чтобы без спешки установить стенды, завезти на локацию нужное оборудование. Параллельно настраиваем всю локацию – развешиваем баннеры, проводим собрания с командой саппорта, операторами и всеми причастными, устанавливаем холодильники и тестим звук/экраны.

БЛОК 4. Маркетинг

  • Как добиться sold out?

Во многом ваш sold out будет зависеть от программы ивента, так что прежде всего нужно сформировать действительно сильную адженду. Дальше дело за малым – рассказать всем, что конкретно у вас намечается и чем ваше мероприятие может быть полезно людям (а если ещё сделаете на сайте отдельный блок «Для кого будет полезна конференция», добиться отклика от нужной вам аудитории будет ещё проще).

  • Как добиться любви и дружбы от прессы: секрет анонса?

Для того чтобы дружить с прессой, нужно понимать редакторов и четко следовать их просьбам. Допустим, если площадка А размещает только уникальный контент, не нужно отправлять по ним рассылку с общей информацией про конференцию или давать псевдоуникальные вещи, которые были уже размещены на другом сайте. Это подмочит не только репутацию ресурса А, но и навсегда отправит вас в заслуженный бан.

В общем, секрет прост: ведите себя честно, договаривайтесь о проявлениях чётко и предлагайте взаимовыгодное сотрудничество. Материалы присылайте заранее.

  • Какую роль в успехе мероприятия играет инстаграмность места? Это вообще важно – все эти упоминания, хештеги. Отслеживаете? Как это делаете?

Для нас важней скорее функциональность места: вместительность, удобный паркинг, локация не за тридевять земель от аэропорта / центра города и др. И как правило, отзывы в соцсетях рассказывают про аудиторию ивента, делятся впечатлениями о докладах и спикерах, но никак не про красивую арку у входа.

Но что обязательно должно быть инстаграмно, так это все фотозоны и реквизиты (на выставке стендов и наша). Мы, например, ставим Instaprinter, так что каждый участник, опубликовавший в Инстаграме фото с определенным хештегом, получает на память распечатанное фото. Количество таких фотографий отслеживаем для статистики и понимания общей активности аудитории.

Расскажите, вы за вип-формат или против?

Да, у нас есть вип-билеты, и основное их преимущество в том, что за стоимость билета вы получаете доступ ко всем зонам: обедаете в отдельном зале, где обедают все спикеры. Там же проходят кофе-брейки, так что времени для нетворкинга уйма. Аналогично и на афтепати – отдельная зона с бассейном поблизости и в шаговой доступности от пляжа. Плюс всякие плюшки в виде бесплатного unlimited кальяна и алкоголя на афтепати, красивые батники и отдельные очереди – это не главное в таких билетах, но идет приятным бонусом.

Есть также базовые билеты и так называемый «полный фарш» – в стоимость входит питание и видео докладов. Кстати, прослеживается закономерность: именно для последнего у нас быстрее всего происходит «солд аут».

От вас: случай с производства. Поучительный.

Однажды бармены не успевали обслуживать участников, и довольно быстро закончился алкоголь (хоть мы и заказывали его с запасом, но нетворкинг был невероятно активный ;) Хорошо, что планы Б + В + Г + Д… спасли нас.

Напоследок могу дать совет. Перед ивентом (не прямо за день до, чуть раньше) нужно представить, что всё идет не по плану. Это нужно визуализировать в деталях, представить множество вариаций и просто придумать решение для каждого из таких случаев. Если в день ивента действительно пойдет что-то не по плану, в голове сразу же всплывет нужный «план эвакуации из ситуации под кодом P», и вы быстро сориентируйтесь.

Для супервнимательных и тех, кого эта статья зарядила желанием поехать на 8Р и вместе с нами потусить на море – промокод WebPromoExpertsBlog на 10 %.

Можете поговорить с нами про трудовые будни ивентеров, а также пообщаться с нашими спикерами. В этом году на юбилейной восьмой 8Р будет сформирована рекордно сильная адженда и рекордные 5 потоков (добавился SMM & Digital). В общем, судите сами – http://bit.ly/WebPromoAbout8P