Исполняем желания по плану

От редакции: та самая важная статья в начале года. Большинство из нас планируют свое рабочее время и пробуют разные методы. Плохая новость – очень мало людей способны управлять своим временем со 100%-ной эффективностью. А хорошая – этому можно научиться. 

«Я довольно организованный и пунктуальный человек, но есть некоторые важные для меня вещи, которые в моем расписании топорщатся и не хотят вписываться в рутину», –  с этого началось наше общение с Оксаной Железновой, маркетинговым стратегом из Аргентины.

Действительно, Оксана не была новичком в планировании. У нее были записаны цели на год в виде направления развития. Она планировала на месяц вперед, а также вписывала в календарь задачи, связанные со взаимодействием с другими людьми. Оксана составляла с утра план на день, однако не всегда добиралась до важных, но не срочных дел, таких как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и ведение блога и других задач, направленных на развитие бизнеса. Это происходило потому, что в ее системе отсутствовало недельное планирование.

Статья для людей, которые пробовали разные системы планирования, но пока что не нашли удобную для себя. Таких, как Оксана. На ее примере я покажу, что недельное планирование очень важно. За 400 с лишним часов консультирования и личного сопровождения клиентов я поняла, что для многих недостающим звеном в стремлении выполнять задуманное является именно недельное планирование.

Благодаря плану на неделю у нас появляется пространство. Внутри этого пространства  мы ищем и находим время для важных действий, которые продвигают нас к целям. Это отличается от обычного списка дел.

И у самого длинного дня есть конец

Представьте, что с вечера вы запланировали на следующий день 10 задач. Вы выполнили 7 из них, не добравшись до трех дел из списка. Согласитесь, что такое случается в жизни почти каждого из нас.

  1. Наименее предпочтительный вариант – ничего не сделать. Запомнить и сказать себе: «Займусь этим как-нибудь потом».

  2. Перенести эти задачи на завтра. Но на следующий день у нас будут другие задачи, которыми необходимо заняться. Если мы переносим дела каждый день на следующий, может сложиться ситуация, когда список незавершенных задач станет очень длинным. Это приводит к ощущению, что мы ничего не успеваем.

  3. Записывать незавершенные задачи в отдельный список и просматривать его каждый день вечером. Это тоже обычно приводит к тому, что такой список незаконченных дел стремится к бесконечности.

Как пишет в своей книге «От срочного к важному» специалист по личной эффективности Стив Макклетчи, дела и проекты, которые важны исключительно нам самим, никогда не бывают срочными и важными.

Задаче «написать статью для блога» трудно соперничать с рабочими планами, невыполнение которых влечет за собой немедленные последствия – снижение дохода, недовольство начальника или клиентов. Когда мы планируем задачи со дня на день, такие несрочные дела без четкого дедлайна бесконечно переносятся, и ведение блога откладывается на неопределенный срок.

Совсем другая картина складывается, когда мы исследуем наши возможности в недельном пространстве.

На консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее «не давило время». Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Этот вариант мы увидели после того, как исследовали всю неделю целиком.

Неделя год кормит

Время

Недельное планирование всегда начинается с распределения по рабочим и выходным дням дел, для которых установлено время. Я называю их опорными точками дня. Когда вы записываете все эти дела в календарь или ежедневник, происходит волшебный эффект. Обычно оказывается, что у вас больше свободного времени, чем вы предполагали, планируя дела изо дня в день. 

Место

Перед нами 5 рабочих дней и 2 выходных дня. Мы можем распределять дела по дням недели и искать для них удобное для выполнения место и время.

Если в определенный день мы не успеваем выполнить все, что запланировали, или случилось что-то непредвиденное, у нас впереди есть несколько дней. Если же дел много, и незавершенная задача не вписывается в эту неделю, мы можем поискать для нее место в расписании на следующую неделю. 

Таким образом, незаконченные дела не накапливаются и не теряются.

Фокус

Многие из нас лучше действуют, когда приближается дедлайн, но один день – это слишком мало времени. Может случиться что-то непредвиденное, и вот уже мы не успели сделать то, что запланировали. Это вгоняет в стресс. Неделя – идеальное время для сосредоточенной работы. С одной стороны, мы не можем себе позволить ничего не делать больше 1-2 дней, с другой – можем завершить задачу в другой день, оставшись в рамках недельного плана. 

Допустим, вы хотите выполнять комплекс силовых упражнений 2 раза в неделю по утрам. Вы решили, что будете это делать в понедельник и среду. Но на этой неделе в понедельник утром у вас назначена очередь к врачу. Вы знаете об этом заранее и можете выделить время на упражнения в четверг. 

Недельное планирование дает вам гибкость и свободу, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами и при необходимости менять местами запланированные дела.

Мечты – это планы в уме, а план – мечта на бумаге.

5 простых последовательных шагов для составления недельного плана дел

  1. На первом этапе возьмите ежедневник, Google-календарь или недельный разворот и запишите дела, для которых определено время. Это встречи, клиенты, мероприятия, детские кружки, врач и так далее. Вы увидите интервалы свободного времени, часть из которых можно использовать для других задач.

Попробуйте Google-календарь

  1. Составьте список важных дел на неделю. В этот список войдут дела, которые не привязаны к определенному времени. Это могут быть задачи, направленные на развитие бизнеса, обучение, работа в соцсетях, домашние обязанности, время с детьми или что-то для души.

  2. После этого найдите для задач из этого списка подходящее место в вашем расписании. Вы можете записать их на тот день, когда планируете ими заняться. Более гибкий способ планирования предполагает, что вы не распределяете задачи по дням недели. Каждый раз, когда у вас есть свободный промежуток времени, вы смотрите в список важных дел и выбираете, чем заняться сейчас.

  3. Определяем главное дело дня. Выделите одно дело, которое можно назвать главным в этом дне. Представьте себе, что у вас есть время только на одно дело – за что бы вы взялись и довели до финальной точки? Это может быть очень полезно для тех из вас, у кого в течение дня часто происходит что-то непредвиденное, и планы срываются. А также для тех, у кого мало рабочих часов. Выполнение главного дела подарит вам чувство удовлетворения в конце дня.

  4. В конце недели вернитесь к вашему расписанию и заполните таблицу «Уже молодец, потом молодец». Она состоит из двух колонок. Запишите в колонку «Уже молодец» задачи, которые были запланированы и выполнены. Во вторую колонку «Потом молодец» запишите задачи, для которых вы найдете время на следующей неделе. Эта колонка помогает избавиться от неприятного ощущения, что вы не успели сделать все, что хотели.

Заполнять таблицу не обязательно. Самое важное в обзоре недели – похвалить себя за то, что сделано, и не дать невыполненным задачам потеряться среди других дел. 

Я не призываю вас немедленно начать планировать всю неделю, если на данный момент вы этого не делаете. Я предлагаю для начала попробовать планировать на несколько дней вперед или составлять список важных дел на неделю, а не на один день. После этого вам будет проще приступить к недельному планированию. 

Что важного дает недельное планирование?

Главная польза недельного планирования заключается в том, что у нас появляется пространство для выполнения важных, но не срочных задач, для которых обычно не хватает времени.

Это подтверждает отзыв Оксаны о том, как изменились ее привычки планирования дел после консультации:  

«После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что «вот, опять чего-то не сделала». День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц – слишком длинным, а вот неделя – в самый раз».

Возможно, вы хотите развивать новый проект в бизнесе, получить еще одну академическую степень, выучить иностранный язык, заняться спортом, вести блог, написать книгу или проводить больше времени с семьей. Недельное планирование позволяет целенаправленно находить время для этих задач, чтобы в будущем ваши цели и желания стали частью вашей жизни.