Удаленная работа в компаниях – уже давно не новинка, а обыденность. А сегодня и вовсе чуть ли не единственный способ сохранить работоспособность предприятий в период карантина.

Как ни странно, в пандемии есть свои плюсы. Потому что все компании сейчас активно интересуются удаленкой и пытаются наладить продуктивную работу в таком формате.

Онлайн-школа английского языка EnglishDom и до карантина имела опыт организации работы онлайн как edtech-компания. Вся работа нашей компании связана с онлайном. И 400 наших преподавателей работают удаленно. Поэтому мы уже представляли, какие сложности могут случиться и чего вообще ожидать от этого. Но даже при таких стартовых условиях нам пришлось в срочном порядке переводить 100 сотрудников главного офиса на удаленный формат работы. И это было хлопотно.

Расскажем, как это происходило, и дадим несколько советов компаниям, чтобы улучшить их работу онлайн.

Проблемы удаленной работы, которые нам пришлось решать

На сегодняшний момент в компании EnglishDom работает ровно 100 сотрудников. Из них только 15 ранее работали в удаленном формате. И если маркетологи и PR в целом привычны к работе онлайн, то финансисты и продажники – нет.

12 марта был объявлен карантин. И всей команде пришлось перебираться на удаленку.

Нам повезло, что мы заранее наладили систему удаленной работы с частью сотрудников. В техническом плане все было довольно просто. Каждый из специалистов доложил, какую технику ему нужно взять с собой домой, чтобы обеспечить нормальный рабочий процесс. Большая часть рабочих компьютеров уехала на удаленку к сотрудникам.

Всего за один рабочий день переезд был закончен. Но это была самая простая часть. Как оказалось позже, принципы работы с «вынужденными удаленщиками» сильно отличались от взаимодействия с теми сотрудниками, которые работали из дома по собственному желанию.

Сейчас кризис, карантин, беда, и возможность быстро перестроить команду для работы удаленно спасет не один бизнес. Вам определенно будет полезен опыт Марго Кошубы, маркетинг-директора OWOX.

«Вынужденные удаленщики» столкнулись с целым рядом проблем, которые можно объединить в 3 отдельных группы.

1. Слабая самодисциплина

Практически все сотрудники, которые привыкли работать в офисе, столкнулись с этой проблемой. В домашнем режиме намного больше отвлекающих факторов, которые влияют на рабочий процесс.

Можно ведь чаёк лишний раз заварить, YouTube открыть, а тут еще любимая кошка на руки просится.

Сотрудники просто не привыкли справляться с обилием мелких отвлекающих факторов, потому что в офисе их просто нет. Да и чисто морально сложно настроиться на продуктивную работу, если ты сидишь в домашней футболке и тапочках. Ведь ты дома и привык здесь отдыхать!

2. Не хватает простого общения и привычных офисных ритуалов

Это неожиданно, но сотрудники оказались очень привязанными к простым и привычным офисным ритуалам.

Поздороваться с коллегами, когда зашел в офис, зайти на кухню и налить себе чашку кофе или чая, на пятиминутке отдела обсудить рабочие задачи на день – все это привычные элементы рабочего процесса.

Без них человек не может нормально влиться в рабочий процесс, долго раскачивается, из-за чего страдает качество и время выполнения задач.

Да и банального общения не хватает. Чаты не заменяют личного контакта, поэтому сотрудники чувствуют себя вне команды. И такое одиночество совсем не редкость.

3. Семья не понимает, что такое удаленная работа

Удаленная работа – это все та же работа, которой нужно уделять 8 часов в день. И второй половинке иногда бывает сложно объяснить, почему ты не можешь помочь по дому или просто уделить время («Все равно ведь дома сидишь!»).

Но даже если жена или муж понимают, что вы на работе, все равно они будут отвлекать. Не намеренно, но все равно это повлияет на рабочий процесс.

В общем, HR-специалистам и руководителям отделов было над чем поработать. Но в целом переход на удаленку был проведен довольно быстро. Формально мы потратили на него всего лишь один рабочий день. Остальные задачи решались уже в удаленном режиме.

Что было сделано, чтобы наладить удаленную работу всей команды

Шаг 1. Прописали должностные инструкции удаленной работы

Должностные инструкции – это один из первых документов, который получает каждый сотрудник при приеме на работу. Все рабочие обязанности прописаны в должностных инструкциях.

Но раньше мы не предполагали, что нам придется перевести в онлайн абсолютно всех сотрудников, поэтому в должностных инструкциях отдельные особенности удаленной работы не были прописаны.

Кроме того, мы разработали отдельный чек-лист успешности удаленной работы в компании, по которому оцениваем свои успехи и сейчас.

Вот ссылка на сам чек-лист. Доступ к нему открыт для всех. Читайте и пользуйтесь.

Шаг 2. Настроили работу онлайн и поработали над мотивацией

Самое сложное – подобрать инструменты, с помощью которых будет осуществляться коммуникация между сотрудниками. Потому что начальник отдела теперь не может зайти к специалисту и спросить, как движется работа.

Основные каналы коммуникации у EnglishDom следующие:

  • Slack – для внутрикомандного общения.

  • Skype или Zoom – для общих созвонов внутри отделов, рабочих летучек и коммуникации с отдельными специалистами.

  • Trello или Google-таблицы – для постановки задач каждому специалисту, формирования роадмапов и ведения рабочих процессов.

При этом отделы вправе сами решать, какими именно инструментами пользоваться. Программисты, например, работали и продолжают работать в Jira. Главное, чтобы инструменты обеспечивали должный уровень коммуникации внутри отделов.

Единственным обязательным инструментом является Slack. По сути это основной канал коммуникации, который обеспечивает контакт со всеми сотрудниками.

Главное правило EnglishDom на удаленке: если Slack включен – ты есть на работе. Если ты офлайн – тебя на рабочем месте нет.

В самом Slack у нас несколько десятков различных чатов и диалогов. Есть несколько общих чатов, где мы публикуем важные оповещения и новости, поздравляем с днем рождения и договариваемся об отгулах и отпусках.

Также у каждого отдела и проекта есть свои рабочие чаты. Поэтому структура рабочего процесса сохранена почти в полном объеме.

Уже на этом этапе мы постарались решить проблему «рабочего одиночества». И у нас это получилось.

Кроме обычных летучек и онлайн-встреч, нам удалось перенести многие инструменты тимбилдинга онлайн.

К примеру, недавно мы проводили челлендж «Покажи свое рабочее место». Почти половина сотрудников сделала фотографии.

А еще у нас вошла в моду традиция «случайных онлайн-чаепитий» во время обеда. Штука в том, что в системе Slack есть один интересный функционал, который позволяет созваниваться двум случайным людям из одного чата. Отличная возможность узнать своих коллег поближе и познакомиться с теми, с кем еще не приходилось работать напрямую. Скажем по секрету, что после рабочего дня часто проводятся аналогичные «онлайн-винопития».

Благодаря таким активностям сотрудники чувствуют, что они все еще часть команды. Это здорово влияет на их мотивацию.

Шаг 3. Организовали рабочий процесс

Правильная организация рабочего процесса очень важна для хороших результатов работы. Но для того, чтобы каждый сотрудник приносил пользу компании, нужно правильно контролировать его эффективность.

Контролировать работу мы решили с помощью динамических роадмапов. Сейчас объясним, что это такое.

У каждого сотрудника есть роадмап в Google-таблицах, где отмечены его рабочие задачи на неделю и на месяц. Вот как он примерно выглядит:

В роадмапе отмечены приоритеты и уровень выполнения задач. Каждый сотрудник обязан заполнять эту таблицу. Как только какая-нибудь задача выполняется или передается дальше, это нужно сразу же отметить.

Руководители отделов уже знают, сколько времени занимает выполнение рутинных задач, поэтому могут спланировать рабочую неделю сотрудника с точностью до нескольких часов.

Важно! Мы с самого начала приняли решение не использовать программы и системы жесткого контроля рабочего времени. Вроде тех, которые записывают или транслируют видео со связанных компьютеров или снимают скрины.

Нам важно не то, что сотрудник сидит за компьютером в течение 8 часов. Нам важен результат работы. А его мы видим и без жесткого контроля.

Подобные системы применять не только неэтично, но еще и довольно опасно. Ведь сотрудник и так чувствует себя некомфортно, потому что привык работать в офисе. И если давить его еще и таким контролем, срывы будут неизбежны.

Поэтому контроль ведется только над результатами работ. KPI – наше все. Если задачи слишком большие и требуют больше 10 часов времени, то руководители могут контролировать выполнение отдельных стадий задачи, но не непосредственный процесс.

Многое ли изменилось после перехода в онлайн?

Если объективно, то в процессах компании изменилось не так много – только формальности.

Мы постарались перенести налаженный рабочий механизм в полном объеме.

К примеру, общие собрания нам заменяют летучки по видеосвязи. Также каждое утро мы здороваемся с сотрудниками в чатах отделов в Slack – точно так же, как сделали бы в офисе.

Сотрудники не остаются один на один с рабочими задачами. Они в любой момент могут обратиться к коллегам или руководителю за помощью. Самым сложным этапом было выработать привычку у сотрудников к удаленной работе. Но благодаря поддержке и тщательной работе HR-специалистов удалось сделать это достаточно быстро – буквально за 2 недели.

Сейчас вся компания работает в штатном режиме. И работы стало только больше. Во время карантина многократно увеличился спрос на образовательные программы, в том числе и на изучение английского языка. Трафик на наши бесплатные ресурсы вырос вдвое.

Краткие советы, которые мы можем дать всем компаниям, переходящим на удаленку

  1. Обязательно прописывайте в должностных инструкциях все нюансы выполняемых задач для каждого специалиста. Каждый должен точно знать, что делать и как это делать. Когда меняется рабочее окружение, важна предельная понятность процессов.

  2. Переезд из офиса на удаленку – это стресс для каждого сотрудника. Специалисты нуждаются в поддержке, поэтому не нужно оставлять их один на один с проблемами. А в первые 2 недели они проявятся обязательно. Чем быстрее руководитель решит эти проблемы, тем быстрее наладится работа всей компании.

  3. Общение важнее, чем вы думаете. Все эти мелкие офисные ритуалы действительно много значат для сотрудников. И без них специалисты чувствуют себя неуютно. Постарайтесь воссоздать их онлайн или, если это невозможно, придумайте и реализуйте новые. Тимбилдинг можно настроить и онлайн.

  4. Контролируйте результаты работы, а не сам процесс. Устанавливайте адекватные KPI. Но при этом руководителю нужно знать, сколько времени занимают рабочие задачи. Такой контроль ненавязчив, но очень эффективен.

  5. Обязательно выберите инструменты для связи, роадмапов и контроля задач. Лучше установить единое пространство, в котором будут сразу все сотрудники. Это упростит взаимодействие с ними. Объясняйте сотрудникам не только их личные задачи, но и вклад в общее развитие компании. Проводите общие собрания и рассказывайте о новостях компании, новых проектах и стремлениях.

  6. Роадмапы должны быть максимально детальными, задачи в них нужно прописывать с точностью до часов. Роадмап – идеальный инструмент для контроля над работой. С его помощью вы будете всегда знать, на каком этапе находится работа над тем или иным проектом, что выполняется, а что провисает. А чем лучше вы владеете внутренней информацией, тем лучше вы можете планировать работу компании в целом.