Project Manager: відповідальність, функції та ключові особливості професії

Успіх будь-якого підприємства чи проєкту, чи то розробка веб-сайту, створення нової лінійки товарів, розвиток нового напрямку чи навіть будівництво житла, безпосередньо залежить від ефективної організації робочих процесів. Для того, щоб забезпечити продуктивну та координовану діяльність команди, своєчасне виконання завдань, раціональне розподілення бюджету та досягнення високоякісного результату, компанії зазвичай звертаються до професіоналів у сфері управління проєктами, відомих як менеджери проєктів або PM-и. Ця стаття детально розгляне, хто такий менеджер проєкту, його функції та обов'язки, необхідні навички та як саме можна здобути цю цікаву та перспективну професію.

На сьогодні, розглядаючи прогнози до 2030 року, відомо, що компаніям в різних регіонах світу знадобиться понад 25 мільйонів нових спеціалістів у сфері управління проєктами. Це свідчить про високий попит на кваліфікованих фахівців у цій галузі.

Дослідження показали, що лише 15% проджект-менеджерів зосереджені на роботі над одним проєктом. Значна кількість спеціалістів (59%) одночасно керують від 2 до 5 проєктами, 11% ведуть від 6 до 10 проєктів, а 15% — більше 10 проєктів одночасно. Це свідчить про їхню спроможність ефективно маневрувати та керувати різними проєктами одночасно, підкреслюючи важливість управлінської майстерності у цій сфері.

Project Management, що це таке та чому необхідні менеджери проєктів?

Управління проєктами — це процес планування, організації та керування проєктами з метою досягнення поставлених цілей в умовах обмежень часу та бюджету. Менеджер проєкту, своєю чергою, відповідає за керівництво проєктом на всіх його етапах — від початкового планування до завершення та подальшої підтримки.

Він є зв'язковим ланком між усіма членами команди: від розробників до маркетологів та дизайнерів. Також він є посередником між командою, яка виробляє продукт чи надає послуги, та клієнтом або керівництвом. Основне завдання менеджера проєкту полягає у тому, щоб:

• завершити проєкт вчасно та в межах виділеного бюджету;
• забезпечити задоволеність замовника;
• досягти поставлених цілей;
• забезпечити прибутковість компанії, яка веде проєкт.

Професія менеджера проєкту з'явилася переважно у сфері IT, але потреба у проєктному управлінні виникла не лише у компаніях IT-сектору, а й у таких галузях, як фінанси, маркетинг, освіта, фармація, музична та кіноіндустрія, будівництво та інші, де функціонує регулярна бізнес-діяльність.

Відмінність між Project Manager та Product Manager

Існує поширена думка, що менеджер продукту і менеджер проєкту — це практично ті ж самі посади, що можна використовувати взаємозамінно. Обидва спеціалісти займаються розвитком продукту, тісно співпрацюють з командами та мають великий рівень відповідальності. Проте насправді це дві відмінні професії зі своїми власними нюансами та потребою у різних навичках.

Менеджер продукту безпосередньо відповідає за сам продукт. Його завдання орієнтовані на довгострокову перспективу. Він, як стратег бренду, постійно працює над його розвитком та вдосконаленням. Менеджер продукту вивчає ринок, аналізує конкурентів, спілкується з цільовою аудиторією, генерує та перевіряє гіпотези, спрямовані на збільшення клієнтської бази та підвищення лояльності наявних клієнтів. Його завдання полягає у забезпеченні відповідності продукту потребам ринку та цільової аудиторії, зростанні його популярності та прибутковості.

Робота менеджера проєкту пов'язана безпосередньо з процесом розробки/оновлення/вдосконалення продукту, організацією та контролем усіх необхідних етапів. Наприклад, коли менеджер продукту приймає рішення про оновлення додатка, менеджер проєкту створює оптимальний план виконання цієї задачі з точними строками, ресурсами та втілює його на практиці.

Менеджер проєкту взаємодіє з багатьма сторонами (включаючи менеджера продукту) на кожному етапі проєкту, відповідає за якість та дотримання строків, координує роботу команди та мотивує її. Важливою частиною роботи менеджера проєкту є побудова зв'язків з усіма учасниками проєкту, але головним завданням є правильна організація власного часу та планування, оскільки він може мати на управлінні як один, так і кілька проєктів.

Обов'язки та завдання менеджера проєктів

Ключове завдання менеджера проєкту в компанії полягає у керуванні командою та спільному досягненні поставлених цілей. Суттєве слово тут — «спільно». Менеджер проєкту не є суворим начальником, від якого потрібно боятися. Навпаки, його мета — надихати та мотивувати команду, що працює над проєктом. Хоча конкретні обов'язки можуть відрізнятись залежно від галузі та типу проєктів у компанії, існують загальні завдання, які зазвичай виконують майже всі представники цієї професії.

Збір та структурування вимог щодо проєкту

Перед тим як розпочати будь-які процеси, важливо зрозуміти очікування щодо продукту, які потреби мають бути задоволені, та які проблеми мають бути вирішені. Отже, перший крок у роботі над проєктом — це завжди спілкування з замовником чи керівництвом компанії.

Створення архітектури проєкту

Детально розроблений план допомагає зрозуміти, які фахівці повинні брати участь, належним чином розподілити час їх роботи та визначити чіткі терміни для кожного проміжного етапу. У цей план включаються регулярні зустрічі зі зацікавленими сторонами, де демонструється прогрес проєкту та його виконання.

Формування команди

Менеджер проєкту може працювати з наявною командою фахівців або залучати нових співробітників — як внутрішніх, так і фрілансерів. Для цього він взаємодіє з кадровим менеджером та контролює процес підбору кандидатів. Менеджер проєкту відповідає за процес найму нових співробітників та їх швидку адаптацію у колективі.

Формування завдань та контроль їх виконання

Менеджер проєкту повинен не лише давати завдання команді та встановлювати терміни, але й підтримувати, мотивувати та іноді захищати інтереси виконавців перед замовником.

Управління бюджетом

Бюджет визначає прибуток та вартість проєкту для компанії. Збільшення витрат потребує обґрунтування перед замовником, тоді як прогнозований прибуток потребує якісної та деталізованої аналітики.

Ведення документації

Це включає план проєкту, технічне завдання, структуру роботи та документи щодо оцінки роботи. Кожну зміну слід відображати у відповідних документах.

Управління персоналом

Підтримка команди означає знаходження підходу до кожного фахівця, залученого до проєкту, та вирішення конфліктних ситуацій. Окрім взаємодії з колективом, менеджеру проєкту важливо підтримувати контакт із зацікавленими сторонами, відповідати на запитання, обговорювати спірні питання та аргументувати свої рішення.

Презентація результатів

Важливо не лише демонструвати фінальні, але й проміжні результати роботи: це сприятиме узгодженню візії щодо проєкту та запобіжить помилкам у процесі виконання завдань.

Додатково, працюючи з зовнішніми замовниками, менеджеру проєкту варто пам'ятати: в цій взаємодії клієнт не завжди має право. Головне завдання — враховувати інтереси компанії та захищати їх. Досвідчений професіонал вміє знаходити баланс та гарантувати відповідність інтересів замовника цілям компанії.

Який робочий день проєктного менеджера в галузі ІТ?

Навіть якщо робота проєктного менеджера не обмежується виключно в ІТ-компаніях, ці фахівці найбільш потрібні саме в індустрії інформаційних технологій. Тому розгляньмо приклад звичайного робочого дня проєктного менеджера в ІТ-сфері.

Припустимо, перед менеджером проєкту поставлене завдання розробити CRM-систему для зовнішнього замовника. Менеджер вже узгодив всі вимоги до проєкту, склав технічне завданнята скерував команду, розподіливши завдання між співробітниками та встановивши пріоритети виконання завдань. Отже, під час розробки проєкту командою, проєктний менеджер займається наступним:

• Планування завдань на день.
• Щоденна статус-зустріч з командою (віртуально або особисто). Кожен член команди розповідає про прогрес минулого дня, плани на поточний день та будь-які можливі перешкоди в роботі. За потреби учасники команди можуть звернутися до менеджера проєкту за допомогою. Наприклад, під час такої зустрічі виявилося, що для завершення задачі потрібен додатковий час, що потребує сповіщення замовника. Крім того, у розробника frontend закінчився термін на виконання завдання.
• Листування з замовником та організація зустрічі.
• Оцінка роботи розробника frontend за спеціальною формою для відділу кадрів, особиста розмова з розробником. Менеджер проєкту ділиться своїми враженнями щодо роботи колеги: що вийшло добре та де можна покращити результат.
• Дзвінок замовнику. Менеджер повідомляє про зміни у реалізації одного з модулів, аргументує їх, пропонує оптимальне рішення, наприклад, перенести закінчення менш важливої задачі на наступний етап.
• Складання протоколу зустрічі з замовником та розсилка листа всім учасникам проєкту. Оновлення відповідної документації з внесеними змінами.
• У вільний час — листування з членами команди, вирішення питань від колег.
• Планування завдань на наступний день.

Невід'ємні Hard Skills для професійного Project Manager в ІТ-галузі

Щоб бути успішним Project Manager у сфері ІТ, важливо мати ряд професійних знаннь та навичок:

• Основи управління проєктами. Розуміння організації процесів на всіх етапах проєкту, стратегічне планування та оцінка ризиків.
• Тайм-менеджмент. Навички планування, управління часом та пріоритетами є необхідними для ефективного керування проєктами.
• Керування ризиками та бюджетом. Базові знання про керування ризиками та фінансами допоможуть забезпечити успішне завершення проєктів.
• Ведення документації. Вміння чітко та лаконічно описати технічну документацію, складати звіти та працювати з договорами.
• Кросфункціональність. Базове розуміння ключових понять та спеціалізацій у сфері ІТ допоможе з ефективним спілкуванням з командою.
• Аналітичні навички. Здатність аналізувати та демонструвати ефективність проєкту перед клієнтом.
• Навички ведення переговорів. Уміння вести переговори та підтримувати взаємовідносини зі замовниками, зберігаючи їх лояльність.
• Керівництво командою. Сильні навички міжособистісного спілкування, важливі для управління командою та вирішення конфліктних ситуацій.
• Знання методологій управління проєктами. Розуміння як мінімум однієї методології, такої як Waterfall або Agile (та їх конкретних підходів, таких як Scrum, Kanban тощо).
• Англійська мова. Володіння англійською мовою на рівні, як мінімум, upper-intermediate, важливе для великої кількості компаній у зв'язку з міжнародним контекстом IT-галузі. Однак, для багатьох українських компаній, які спеціалізуються на внутрішньому ринку, це не є критичним. В індустріях, де внутрішній ринок важливіший, англійська може не бути обов'язковою мовою для успішної роботи.

Ключові особисті якості для продуктивної роботи Project Manager в ІТ-сфері

Робота Project Manager передбачає не лише володіння професійними навичками, але й наявність певних особистісних якостей (soft skills). Навіть при досконалих знаннях і досвіді, важко управляти завданнями без необхідних особистісних властивостей. Project Manager має бути не лише лідером, організатором та фахівцем у своїй галузі, але й емпатичним співрозмовником, відповідальним координатором та стресостійким спеціалістом.

Керівник повинен мати лідерські якості, оскільки йому потрібно бути прикладом для своєї команди, мотивуючи та спрямовуючи її. Комунікабельність та емпатія допомагають зберігати довіру та підтримувати сприятливий колективний дух. Організованість є ключовою для ефективності в управлінні проєктами, а уважність до деталей та відмінна пам’ять важливі для роботи з великим обсягом інформації.

Project Manager завжди несе відповідальність перед командою, замовниками та компанією. Він повинен бути стресостійким, оскільки управління проєктами часто потребує вирішення непередбачуваних ситуацій та стресових обставин. Гнучкість та здатність до змін допомагають керувати ризиками та швидко адаптуватися під нові умови. Уміння зберігати баланс між роботою та особистим життям є важливим, оскільки робота Project Manager часто передбачає нестандартний робочий графік та постійний зв'язок з командою та замовниками.

Робота Project Manager: баланс між викликами та перевагами

Завдання Project Manager — це цікава, високооплачувана та перспективна професія, але вона також несе велику відповідальність і має свої власні перешкоди. Якщо ви плануєте розвиватися у сфері управління проєктами, важливо оцінити переваги та недоліки цієї професії.

Переваги

• Управління: можливість організувати швидке та якісне створення продукту, приймати рішення та контролювати процеси в команді.
• Високий попит на ринку, особливо в галузі IT, з можливістю високих заробітків для досвідчених спеціалістів.
• Широкі можливості для вступу в цю професію, навіть без технічного фону, через кваліфікаційні курси.
• Динамічна робота з різноманітними проєктами, постійна комунікація та можливість розширення бізнес-зв'язків.

Недоліки

• Великий рівень відповідальності перед командою та замовниками, що вимагає прийняття важливих рішень та пояснень при можливих помилках.
• Неперервний робочий графік, овертайми та несподівані зустрічі, включаючи відрядження.
• Співпраця із замовниками, які можуть погано розуміти процес розробки продукту та вимагати пояснень та обґрунтувань бюджету.
• Стресові ситуації та невдачі в проєктах, які потребують стресостійкості та здатності ефективно працювати у незвичних умовах.

Хочете стати автором?
Надсилайте нам свої статті!

Детальніше

Професія Project Manager: варіанти росту та можливості кар'єри

Вибір професії PM вже сам по собі означає прагнення до керівної посади. Проте, в професії Project Manager є деякі шляхи розвитку, як у плані зарплатні, так і у кар'єрному зростанні.

Вертикальний ріст включає наступні позиції в IT-компаніях: Intern (стажист), Junior, Middle та Senior. Ось подробиці кожної з них:

Стажист (Intern) — особа з базовими знаннями та вміннями, яка має розуміння процесів від збору вимог до завершення проєкту. Однак він часто працює над першими проєктами лише під керівництвом досвідченого менеджера.

Junior PM — це вже спеціаліст із досвідом близько 6 місяців, якому можна довірити керування проєктом від початку до кінця, хоча й над невеликою командою.

Middle PM — фахівець з базовими навичками, що вже пройшов свій шлях в управлінні проєктами, але все ще працює над менш складними проєктами.

Senior PM — людина, яка працює зі складними проєктами та великими командами. Зазвичай вони відповідають за стратегічне планування та бізнес-цілі.

Однак, позиція Senior не є кінцевою точкою розвитку в цій сфері. Досвідчені фахівці з більш ніж 5-річним досвідом та декількома успішно закритими проєктами різної складності можуть вступити на посаду PMO (Project Management Officer) або навіть обіймати посаду COO (Chief Operating Officer) та відповідати не лише за проєкти, але й за стратегію розвитку бізнесу компанії.

Якщо казати про горизонтальний ріст, то деякі керівники проєктів розширюють свої можливості й переходять на посади таких напрямків, як Scrum Master чи Agile Coach, що містить впровадження та реалізацію методологій управління проєктами в компанії. Також, деякі переходять на позиції Delivery Manager або Product Manager, де вони спеціалізуються на управлінні постачанням або виробництвом продуктів, відповідно.

Зарплата Project Manager в Україні

Заробітна плата Project Manager значно відрізняється в Україні в залежності від регіону, сфери діяльності компанії та рівня досвіду. Варто зауважити, що спеціалісти з управління проєктами особливо популярні в міжнародних аутсорсингових організаціях, спрямованих на роботу з клієнтами з Європи та США. Проте, належні навички та вміння, а також володіння англійською мовою, також є необхідними.

Якщо ви бажаєте отримати докладнішу інформацію щодо очікуваного рівня зарплати для Project Manager в Україні, рекомендуємо придивитися до оголошень про вакансії на спеціалізованих платформах для пошуку роботи, а також переглянути дані про середній рівень заробітної плати у сфері IT в Україні, які надаються відкритими джерелами.

Вакансії на сайті work.ua

Вакансії IT Project Manager на сайті robota.ua

Статистика заробітних плат менеджерів проєктів на сайті dou.ua

Як отримати освіту в області Project Manager?

Якщо вступ до університету на фах «Управління проєктами» та п'ятирічна освіта не входить в ваші плани, існують два інші шляхи для вивчення цієї професії:

1. Самостійне навчання. На освітніх платформах, таких як Udemi, Coursera та ресурсі YouTube, доступні численні уроки та лекції. Це дозволяє отримати основну теорію, ознайомитися з управлінням проєктами через різні приклади та загалом зрозуміти, що це за професія Project Manager та чи підходить вона вам. Однак відсутність зворотного зв’язку та можливості практичного застосування — значний недолік цього методу.
2. Курси. Це оптимальний вибір для тих, хто готовий вкладати гроші у навчання та серйозно налаштований опанувати нову спеціальність. На таких курсах ви отримаєте актуальні знання та перші навички. Наприклад, курс «IT Project Management» в Академії WebPromoExperts спрямований на закріплення отриманої теорії. Куратор курсу Анастасія Коркач, Agile Project Manager at Astound Commerce, систематично розглядає необхідну інформацію, перевіряє домашні завдання та надає зворотний зв'язок — як ви засвоїли матеріал, де були помилки та як їх виправити. Для новачків-професіоналів у сфері управління проєктами є додатковий модуль «Кар’єрний девелопмент», присвячений пошуку роботи, складанню резюме та підготовці до співбесіди — додаткова перевага цього курсу.

Від редакції. Перевірені поради та найцікавіші кейси – зібрали для вас в одному місці! Підписуйтесь на наш телеграм-канал та отримуйте щотижня нову порцію знань та порад!