16.10.2020

Как работать с проектами в SMM. Система запуска, ведения и отчетности в проектах перед заказчиком

За 6 лет работы в SMM я собрала инструментарий по продвижению страниц в социальных сетях и теперь охотно делюсь своим опытом. В этой статье вы найдете систему в работе с проектами, которая поможет превратить хаос требований заказчика в структурные ТЗ. Вы больше не будете «теряться» в дедлайнах и отчетностях, научитесь структурировать и систематизировать свою деятельность, а также частично делегировать выполнение некоторых заданий.

Итак, обо всем по порядку.

Этап запуска проекта

Прежде чем запустить проект, мы всегда отправляем клиенту бриф с определенным перечнем вопросов: род деятельности и особенности компании, ее УТП, целевая аудитория, референсы, на какие страницы (компании) есть желание быть похожими, кто является конкурентом, каковы цели, задачи и ожидания от социальных сетей.

Часть брифа, который заполняет клиент

Именно так проходит наше первое знакомство. Далее на основании полученных ответов SMM-специалист создаёт SMM-стратегию, в которой детально прописываются следующие шаги реализации поставленных задач:

  • изучение и деление аудитории на сегменты с прорисовкой её портрета;
  • определение Tone of voice;
  • постановка цели и проставление достижимых KPI;
  • создание ориентировочного контент-плана с рубриками;
  • выбор форматов и видов контента;
  • написание текстов;
  • создание визуала;
  • медиапланирование (сколько пойдет рекламного бюджета и на какие форматы).

Далее этот документ отправляется клиенту на согласование. И только после внесённых правок SMM-специалист приступает к реализации разработанной стратегии.

Контент: цели, сроки, работа с командой

Прежде чем браться за составление контента, нужно чётко понимать, что благодаря соцсетям клиенты хотят достичь определенных целей – это количество подписчиков, увеличение охвата и вовлеченности, клики на сайт, конверсии и продажи, лиды. Так вот, под каждую конкретную цель SMM-специалист создает контент и настраивает рекламу. Он может делать это самостоятельно либо же в команде с дизайнером, копирайтером, таргетологом. И если все-таки было принято решение делегировать часть работы другим специалистам, то за постановку задач каждому сотруднику все равно отвечает SMM-менеджер. И тут уже нужно не просто все успеть, а наладить командную работу.

Лично я вывела такой алгоритм. Мы создаем контент на 2 недели вперед. На его подготовку у нас уходит неделя. Плюс надо учесть время на согласование контента с заказчиком. Это, как правило, еще почти неделя. Хотя есть, конечно, клиенты, которые согласовывают почти без правок за 1 день. Но мы всегда оставляем минимум 7 дней в запасе, не надеясь на чудо!

Приведу более конкретный пример: контент должен быть готов 1 ноября. Мы начинаем его готовить с 12 октября. 21 октября отдаём на согласование. Плюс у нас остается люфт, чтобы доработать правки, если таковые имеются. (Далее в статье для удобства будем привязываться к подготовке контента на ноябрь, но на практике эта схема действует для любого месяца.)

С временными рамками немного определились. Теперь предлагаю разобраться, как именно происходит подготовка контента.

Для начала SMM-специалист должен понять, какие виды контента он собирается создавать и публиковать, а также, кто будет задействован в этом процессе. Поэтому на данном этапе мы обязательно спрашиваем у клиента, на что именно в этом месяце обратить внимание, на какие услуги или товары.

Исходя из полученной информации, SMM-специалист 1-2 дня выделяет на создание контент-плана на первые две неделе ноября или на весь месяц. Далее дает задачу каждому сотруднику (копирайтеру, дизайнеру): создать за неделю необходимый объем публикаций.

На этом этапе мы пользуемся для создания контент-плана Google-таблицами,

Часть контент-плана

а для постановки задач сотрудникам – Трелло. На каждого сотрудника создается отдельная доска. Задачи распределяются по колонкам: «Входящие», «В работе», «На согласовании», «Готово».

Карточка из Trello с распределением задач

По каждому проекту создается отдельная карточка, где указываются сроки (дедлайн).

Например, на написание текстов на 2 недели копирайтеру нужно 3-4 дня. Столько же времени необходимо дизайнеру на создание картинок для этих текстов. Поэтому вполне логично ставить одинаковые сроки и для копирайтера, и для дизайнера. Чтобы в один день все проверить самому и дать свои комментарии. Таким образом, у копирайтера и дизайнера ещё останется время на исправление и доработку.

Также SMM-специалист может выделить один день в неделе (допустим, четверг) и посвятить его проверке текстов и картинок по одному или нескольким проектам. Пусть это будет специальный день именно для этого вида деятельности. И даже если сотрудники выполнят работу в среду или раньше, проверяйте её только в четверг. Последние исследования показали, что многозадачность истощает мозг, и мы быстрее устаем. Поэтому если в ней нет резкой необходимости, действуйте по плану.

Итого:

  1. В один день – вы проверяете тексты.
  2. В другой день – отправляете заказчику (клиенту) посты на согласование.
  3. В третий день – загружаете контент в планировщик для отложенного постинга.
  4. В четвертый день – занимаетесь текущими делами.

Таким образом, у вас вся неделя распределена под разные виды задач. Никакого хаоса, паники и суеты! Конечно, бывают случаи, когда нужно срочно что-то создать или опубликовать. Тогда мы спокойно вписываем этот запрос в наш задачник и подвигаем другие задачи.

Взаимодействие с клиентом

Этап подготовки контента

Поскольку копирайтер или SMM-специалист (если он пишет сам тексты) зачастую не являются экспертами в той области, которую продвигают, то им на помощь приходит либо сам клиент, либо представитель клиента. Именно клиент понимает, как работает его бизнес изнутри, знает многие нюансы и секреты, связанные с конкретным родом деятельности… Поэтому SMM-специалист в онлайн- или офлайн-беседе задает ему ряд вопросов, ответы на которые необходимы для наполнения страницы в соцсетях. Диалог в данном случае записывается на диктофон. 15 минут такого разговора может хватить на создание контента на недели вперёд (главное – подготовить нужные вопросы).

Еще в процессе работы я столкнулась с тем, что копирайтеру неудобно работать с аудиозаписью, поэтому я обращаюсь к услугам очень необычного сотрудника – транскрибатора (это человек, который расшифровывает аудиоформат в текст). И вот с такими расшифровками уже и работает копирайтер. Кстати, подобный формат интервью очень хорош тем, что он позволяет передать подачу клиента, его стиль, интонации и даже дает возможность использовать его любимые слова и выражения.

Этап согласования

Как только контент готов, внутренние правки и работа над ошибками сделаны, весь материал отправляется заказчику на согласование.

Существует 2 формата отправок:

  1. Создаете отдельный Google-документ, куда вставляете текст, картинку и пишете дату выхода поста. Высылаете ссылку на документ клиенту. Он вносит свои правки или комментарии. После вы переносите отредактированный материал в Google-таблицу. Это один из самых простых и популярных вариантов.
  2. Есть еще один вариант согласования текстов и картинок, который мы внедрили не так уж давно. И он гораздо быстрее и эффективнее. Речь идет о Google-презентации, которая синхронизируется с контент-планом в Google-таблице.

Как это происходит? Вы создаете в Google-таблице контент-план с разбивкой по столбикам: «Дата», «День недели», «Рубрика», «Текст», «Согласовано», «Опубликовано».

Часть контент-плана на месяц

Текст сразу переносите в эту таблицу, и в Google-презентации синхронизируются дата и текст.

При этом клиент не видит саму таблицу, он видит лишь красивую презентацию: справа – текст, слева – картинка. В этой презентации он может редактировать, а его правки автоматически переходят в Google-таблицу. Вам не нужно переносить тексты по несколько раз в разные файлы, вы просто настраиваете синхронизацию. И в самом контент-плане обязательно ставьте галочку в колонках «Согласовано» и «Опубликовано». Так клиент не будет обращать внимания на старые тексты в презентации. Очень удобная и быстрая схема. Да, сначала придётся потратить некоторое время на синхронизацию, но потом все делается почти автоматически. Вы только копируете функции в новых листах презентации.

Слайд презентации согласования публикаций для клиента

И планируете публикации через Creator Studio или отложенный постинг самого Facebook.

О дедлайнах и тайм-менеджменте

SMM-специалисты – это особый вид людей, которым приходится работать 24/7. Такой себе режим круглосуточного супермаркета. Ведь клиенты могут звонить и в 10 часов вечера, и писать в 7 утра в Телеграм. Но к сожалению, такой темпоритм часто приводит к внутреннему выгоранию.

Чтобы этого не произошло, нужно договориться с клиентами на берегу и очертить рамки рабочего времени: работаем с 9:00 до 19:00 с понедельника по пятницу; все согласования происходят в указанное время; заявки и пожелания от заказчика вне рабочего время и на выходных не принимаются.

Да, бывают ситуации-исключения, некие форс-мажоры. И вы, конечно, все равно видите текст сообщения от клиента, даже не открывая мессенджер (он предательски всплывает на экране телефона). И если там срочное задание относительно ошибки или срочных правок в тексте, то, конечно, нужно включиться и редактировать.

У нас, например, была такая ситуация: при планировании публикации в Instagram мы не заметили, что ссылка на интернет-магазин, который мы затегали через @, не открывалась. А все потому, что к ссылке присоединилась точка. Мы сразу же исправили эту ошибку, несмотря на то, что клиентка написала после 19.00. Но браться за задачи, которые прилетают от клиента в 22.00 – это неуважение себя, своего времени и своих сил.

И еще об инструментах эффективности. Для переписки с командой мы пользуемся Viber, Telegram. Создаем чаты в Telegram под определённые проекты, если в этом есть необходимость. Мы общаемся по телефону, в переписке, иногда с помощью видеосвязи. И есть моменты, когда мы встречаемся офлайн и обсуждаем текущие рабочие вопросы по проектам. Потому что общение «глаза в глаза» незаменимо при коммуникации. А ведь именно от коммуникации зависит эффективность.

Курс «Эффективный SMM: продвижение проектов в социальных сетях» разработан для тех, кто хочет освоить новую профессию смм-специалиста. Вы сможете самостоятельно создать план публикаций контента, научитесь запускать рекламные кампании и анализировать их результаты. Приносить клиентам заявки и продажи из социальных сетей.

Об отчетности

Мы создаем отчеты для клиентов один раз в месяц (в начале каждого месяца подаем отчет за предыдущий месяц). Также анализируем эффективность контента и рекламных кампаний.

Еженедельно мониторим статистику по контенту (изменились ли охваты, вовлеченность и кликабельность). Ежедневно по таргетированной рекламе отслеживаем стоимость подписчика, вовлеченности, конверсии и лида.

Примеры оформления отчетов:

Пример слайда с отчетностью за месяц

Пример слайда с отчетностью за месяц

Подводя итоги

Система ведения проекта, описанная мной в статье, действительно эффективна. В моей команде работает 5 человек. Каждый сотрудник имеет четкие обязанности и алгоритм работы, но в то же время все работают на общий результат.

А если вы знаете, как улучшить мою систему, пишите свои рекомендации в комментариях.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Леся Гайдаш

Руководитель SMM-агентства SMM-time

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на блоге WebPromoExperts.

SMM
Узнавайте обо всем первым!
Вопросы и комментарии:
Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии