Розробка веб-сайтів, SEO, SMM, реклама, управління репутацією та інші напрямки цифрової індустрії потребують чіткої організації, вимірювання результатів та ефективного управління. Такі дані потрібні для оцінки ефективності власної роботи та підготовки звітів для клієнтів.

KPI

Розглянемо ключові інструменти оцінки результатів — KPI, OKR, метрики виконання та ризик-менеджмент у проєктах.

Що таке KPI і чому він важливий?

KPI розшифровується, як Key Performance Indicators — це ключові показники ефективності, що допомагають оцінити, наскільки добре компанія, команда або окремий спеціаліст наближаються до своїх стратегічних цілей.

Якщо без KPI співробітник може лише розповідати, що він робив, то з KPI він показує конкретні вимірювані результати. Для клієнта конкретні цифри важливіші за красиві слова.

Показники КРІ застосовують у фінансах, продажах, диджитал сфері, IT-розробці. Це універсальний інструмент оцінки роботи, який допоможе оцінити ефективність та перспективи співпраці з фахівцями компанії.

Які види КРІ бувають?

Результати роботи можуть вимірюватися з різними критеріями. Найпопулярніші:

  1. Результат. Враховується, що було досягнуто: кількість угод, процент трафіку, кількість проданого товару.
  2. Витрати. Скільки ресурсів витрачено у порівнянні з запланованим бюджетом.
  3. Функціонування. Наскільки робочий процес відповідає заданому алгоритму.
  4. Продуктивність. Співвідношення витраченого часу до отриманих результатів.

Які показники КРІ у різних фахівців?

Для кожної галузі роботи будуть свої показники КРІ. Власник бізнесу сам визначає, які показники ефективності роботи повинна представити команда. Якщо розглядати показник ефективності в рамках професій, то ось, що вийде:

  1. Менеджер із продажів рахує, як КРІ кількість угод, середній чек.
  2. HR – швидкість і якість закриття вакансій.
  3. SMM-ник – приріст підписників та охоплення.
  4. Таргетолог – вартість кліку або ліда, а також кількість продажів.
  5. SEO – ріст органічного трафіку.
  6. ІТ-розробник рахує Velocity (швидкість спринту), Bug Rate (кількість багів), Lead Time.
  7. QA – Test Coverage (покриття тестами), Mean Time to Repair.
  8. PM – On-time Delivery (здача у термін), Budget Variance, CSAT (задоволеність клієнта).

Як працюють KPI в ІТ-проєктах?

ІТ-проєкти вимагають уваги до розподілу часу та ресурсів, показники ефективності надзвичайно важливі. КРІ в цій сфері допомагають:

  • підвищити ефективність роботи команди;
  • оцінити, скільки коштує виконання проєкту у порівнянні з прибутками, наскільки така співпраця вигідна;
  • побачити, як впливають окремі фактори на бізнес-план;
  • планувати робочі завдання на основі цілей, а не тільки ресурсів, які є в наявності;
  • отримати прозору оцінку роботи кожного члена команди.

Наприклад, у випадку оцінки роботи менеджера по проєктах, КРІ допоможуть побачити:

  • наскільки клієнт задоволений роботою;
  • реальний відсоток задач, які були виконані в рамках дедлайну;
  • відхилення від бюджету.

На основі цих даних приймається рішення, як планувати роботу далі.

Як розрахувати КРІ?

Розрахунок KPI виконується за формулою:

KPI Score = Σ (Виконання × Вага показника).

Якщо результат <0.8 — бонуси працівнику не нараховуються, але це сигнал для оптимізації процесів. Для кожного працівника встановлюється не більше 4 цілей на місяць.

Чому KPI можуть не працювати?

Не завжди показники КРІ працюють на підвищення ефективності роботи. Найпопулярніші причини:

  • завищені або нереалістичні цілі;
  • відсутність ресурсів для їх досягнення;
  • складна схема постановки, незрозуміла команді;
  • KPI не пов’язані із загальними цілями компанії.

Для того щоб ефективність роботи була високою, треба КРІ прив’язувати до реалістичних, але амбітних цілей компанії чи проєкту. Для цього використовується OKR.

OKR, як методологія постановки амбітних цілей, але не відірваних від реальності

Якщо говорити про постановку цілей, в основі методики лежить два показники:

  1. Objective — глобальна мета (що ми хочемо досягти?).
  2. Key Results — вимірювані результати (як ми зрозуміємо, що досягли мети?).

В роботі компанії важливі показники КРІ та правильно сформульоване OKR. Деякі фахівці плутають ці поняття, але відмінності все-таки є. Ось чим відрізняються ці показники:

  • OKR визначає напрямок і проривні цілі, KPI – вимірює стабільну продуктивність.
  • OKR амбітні й квартальні, KPI – фіксовані й постійні.
  • OKR часто використовують у великих компаніях: Google, Amazon, Netflix. Невеликі компанії, які працюють з малим бізнесом рідко ставлять цілі на квартал чи на рік.

Структура OKR на прикладі освітнього маркетплейса

Розгляньмо структуру OKR на прикладі освітнього маркетплейса. Проєкт має OKR - стати топовою платформою для онлайн-курсів. Для реалізації цієї цілі потрібен план та вимірювані показники. Робота може включати:

  1. KR1 – залучити 100 нових провайдерів.
  2. KR2 – опублікувати 500 курсів.
  3. KR3 – збільшити трафік на 40%.
  4. KR4 – рейтинг користувачів ≥4.5/5.

Як поєднати KPI та OKR?

Для роботи важливі обидва показники, а OKR визначає стратегічну мету, а KPI вимірює прогрес. KPI може бути одним із ключових результатів OKR. Наприклад, OKR «підвищити впізнаваність бренду» включає KPI «збільшення трафіку на 50%».

Сама структура OKR може виглядати, як на малюнку, при цьому KR – КРІ.

KPI

Окрім правильної постановки цілей на показники ефективності, слід враховувати інструменти, які використовуються для контролю виконання роботи.

Ефективні інструменти контролю виконання

  1. Burndown Chart — показує, скільки роботи залишилось.
  2. Velocity — вимірює швидкість виконання задач у Scrum.
  3. Gantt Chart — класична діаграма для Waterfall.
  4. Scrum — оцінює спринти за Velocity.
  5. Kanban — контролює кількість задач у роботі.
  6. Waterfall можна працювати через діаграму Ганта.

Управління ризиками

В роботі компаній не буває без ризиків. У проєктах вони завжди є. мета – не уникнути всіх ризиків одразу і все передбачити, а навчитися з ними працювати та мати план на випадок, коли щось піде не за планом.

Основні види ризиків:

  • технічні (масштабний збій в системі, вірусна атака);
  • фінансові (проблеми з податковою, банком, клієнт не перевів передплату або зник з рештою грошей);
  • людські (звільнився ключовий розробник, не закінчивши проєкт);
  • зовнішні (почалася війна, стався політичний переворот).

Як реагують на ризики? Великі компанії використовують комбіновані способи реагування н ризики. Ключові з них:

  1. Уникнення. Якщо проблеми можна уникнути, це треба зробити.
  2. Пом’якшення. Що можна зробити, щоб пом’якшити наслідки проблеми?
  3. Передача. Кому можна делегувати вирішення проблеми? Чи можливе залучення зовнішніх експертів?
  4. Прийняття. Якщо проблему вирішити не виходить, то що можна зробити, щоб прийняти ситуацію?

Найпростіший приклад, якщо розробка затримується через нестачу розробників — можна перерозподілити ресурси або змінити план спринту. Якщо в регіоні небезпечно, можна зробити релокацію команди до іншого регіону.

Управління змінами в проєкті

Зміни неминучі. Для їхнього контролю використовують Change Request Process, який передбачає:

  1. Ідентифікацію змін.
  2. Аналіз впливу.
  3. Затвердження або відхилення.
  4. Внесення змін у план.

KPI, OKR та SMART

Багато підприємців та компаній практикує систему SMART при роботі з цілями. Методологію OKR можна поєднувати з нею поєднати. В результаті OKR буде визначати напрямок (амбіції), а SMART деталізувати конкретні завдання (реалістичні кроки).

Приклад:

  • OKR: «Збільшити трафік на 50% за квартал».
  • SMART-ціль: «Публікувати 5 SEO-статей щотижня, щоб підвищити органічний трафік на 50% за 3 місяці».

Замість висновків

KPI потрібен для вимірювання ефективності та бонусів. OKR мотивує на амбітні прориви. Інструменти контролю (Burndown, Velocity, Gantt) і ризик-менеджмент забезпечують стабільність. Поєднання KPI, OKR і SMART дає як стратегічне бачення, так і конкретний план дій.

Ці методології є основою роботи сучасних ІТ-команд і маркетингових відділів, де кожен результат має бути вимірюваним і впливати на глобальні цілі компанії.