Автоматизація з використанням штучного інтелекту: як пришвидшити роботу

Хочете заощадити час і підвищити продуктивність?  Шукаєте практичні способи впровадження автоматизації з використанням штучного інтелекту у ваші повсякденні операції? 

У цій статті ми розглянемо, як можна використовувати штучний інтелект для пришвидшення роботи. 

Чому автоматизація з використанням штучного інтелекту є важливою 

У сучасному швидкоплинному діловому світі продуктивність є ключовим фактором. Багато підприємців і маркетологів звертаються до автоматизації на основі ШІ (штучного інтелекту), щоб оптимізувати свої бізнес-процеси, підвищити продуктивність і заощадити час. Але що таке автоматизація з використанням штучного інтелекту і як її можна впровадити у вашому бізнесі? 

Автоматизація з використанням штучного інтелекту стає все більш важливою для бізнесу незалежно від його масштабів. Як пояснює спеціаліст з питань планування, контролю та впровадження штучного інтелекту Рік Малріді:

«Якщо ви не використовуєте ШІ, а всі інші онлайн-бізнеси використовують, то ви залишитеся позаду».

Поєднання інструментів штучного інтелекту з автоматизацією дозволяє заощадити час, знизити витрати й зосередитися на більш важливих завданнях, які потребують людських творчих здібностей та здатності приймати рішення.  

Наприклад, ви можете автоматизувати процес створення епізоду подкасту або відео на YouTube. Це може бути використання штучного інтелекту для пошуку тем, створення конспектів і постів у соціальних мережах на основі контенту. Після цього інструмент автоматизації з’єднає ці кроки й буде автоматично переміщувати дані між різними платформами та запускати дії.  

Принадність автоматизації робочих процесів із використанням штучного інтелекту полягає в тому, що вам потрібно створити робочий процес лише один раз. 

Сила автоматизації зі штучним інтелектом очевидна в результатах, які Рік спостерігав у своїх клієнтів.

«Один з наших учасників автоматизував щотижневу розсилку. Вони заощадили буквально п’ять годин на тиждень і тисячу доларів на місяць, тому що у них була людина, яка це робила. Зараз їм це не потрібно».  

 Важливо зазначити, що ми все ще перебуваємо на ранніх стадіях розвитку штучного інтелекту. Це означає, що потенціал автоматизації з використанням технологій штучного інтелекту величезний, і компанії, які почнуть впроваджувати ці технології зараз, матимуть вигідну позицію в майбутньому. 

Початок роботи з ШІ-автоматизацією 

№ 1: розсортуйте своє робоче навантаження 

Перш ніж занурюватися в автоматизацію зі штучним інтелектом, важливо зрозуміти, які завдання можна автоматизувати і як їх визначити. Ось кілька детальних кроків, які допоможуть вам розпочати роботу: 

Проведіть аудит часу 

Проведіть аудит часу за 5–7 звичайних робочих днів. Для цього потрібно записувати все, що ви робите впродовж дня, і скільки часу займає кожне завдання. Цей аудит допоможе вам визначити, які завдання забирають найбільше часу, і де ви можете впровадити автоматизацію. Будьте якомога детальнішими під час аудиту, оскільки навіть невеликі завдання, які здаються незначними, з часом можуть накопичуватися. 

Визначте малоцінні види діяльності 

Після того, як ви провели аудит свого часу, пошукайте «менш цінні види діяльності», яких ви б хотіли позбутися. Часто це повторювані завдання, які не вимагають особливих творчих здібностей або стратегічного мислення. Прикладами можуть бути введення даних, планування дописів у соціальних мережах або форматування документів. 

Зверніть увагу на виснажливі завдання 

Окрім завдань, що вимагають багато часу, подумайте про діяльність, яка виснажує ваш енергетичний ресурс. Це можуть бути завдання, які ви відкладаєте або боїтеся виконувати. Якщо ви їх автоматизуєте, ви не лише заощадите час, але й збережете свою розумову енергію для більш важливої роботи. 

Розставте пріоритети 

Якщо ви визначили кілька завдань, які хочете автоматизувати, важливо визначити їхню пріоритетність. Зосередьтеся на тому, що дасть вам найбільшу рентабельність інвестицій (ROI) з огляду на заощаджений час. Наприклад, якщо ви витрачаєте 2 години на тиждень на планування дописів у соціальних мережах і лише 30 хвилин на введення даних, можливо, в першу чергу слід автоматизувати завдання з планування дописів у соціальних мережах. 

№ 2: оберіть інструменти для автоматизації з використанням штучного інтелекту 

Для ефективного впровадження автоматизації на основі ШІ вам знадобиться набір інструментів. Нижче наведено основні інструменти, рекомендовані Ріком: 

Make 

Make — це платформа автоматизації, яка об’єднує різні інструменти та сервіси. Цей інструмент більш наочний і часто більш економічно ефективний, ніж відомі альтернативи, як-от Zapier.  

Підхід з погляду наочності може бути особливо корисним для тих, хто тільки починає займатися автоматизацією або вважає за краще бачити свої робочі процеси в графічному вигляді. 

Мовні моделі ШІ 

Мовні моделі ШІ, як-от ChatGPT і Claude, можуть допомогти у виконанні різних завдань — від написання контенту до аналізу даних. Протестуйте різні моделі, щоб дізнатися, яка з них найкраще відповідає вашим потребам.  

Наприклад, ви можете виявити, що одна модель ШІ краще пише дописи в соціальних мережах, а інша — аналізує дані. Не бійтеся експериментувати з різними моделями, щоб знайти найкращий варіант для кожного завдання. 

Airtable 

Airtable — це гнучкий інструмент для роботи з базами даних, який ефективно працює з автоматизацією ШІ та особливо корисний в робочих процесах ШІ. Airtable може зберігати інформацію, відстежувати схвалення та легко інтегруватися з іншими інструментами, як-от Make.  

№3: створіть свій робочий процес автоматизації на основі штучного інтелекту 

Після того, як ви визначили завдання для автоматизації та підготували інструменти, настав час створити робочий процес. Покроковий алгоритм дій: 

Почніть з кінцевої мети 

Чого ви хочете досягти? Яким має бути ваш кінцевий результат? Коли ви зможете відповісти на ці запитання, ви зможете працювати у зворотному напрямку. Такий підхід гарантує, що ваша автоматизація буде зосереджена на досягненні конкретного, цінного результату. 

Наприклад, якщо ваша мета — створення і планування дописів у соціальних мережах на основі епізодів подкасту, це і буде вашою Кінцевою метою. Далі ви працюєте у зворотному напрямку, щоб визначити всі кроки, необхідні для того, щоб перейти від записаного подкасту до запланованих дописів у соціальних мережах. 

Розбийте кроки на етапи 

Перерахуйте всі кроки, необхідні для досягнення вашої Кінцевої мети. Це допоможе вам зрозуміти, що і в якому порядку потрібно автоматизувати. Будьте максимально докладними на цьому етапі. 

На прикладі подкасту ваші кроки можуть бути такими: 

• Транскрибування подкасту 
• Вибір ключових моментів з розшифровки 
• Створення ідей для дописів у соціальних мережах на основі ключових моментів 
• Написання дописів у соціальних мережах 
• Створення зображень для дописів у соціальних мережах 
• Розклад публікації дописів на різних платформах  

Визначте, де ШІ може вам допомогти 

Важливою частиною автоматизації на основі ШІ є знання того, де системи штучного інтелекту можуть допомогти вам у вирішенні ваших завдань і як ефективно взаємодіяти з інструментами штучного інтелекту. Ось кілька детальних порад, які допоможуть вам створити кращі підказки: 

• Будьте чіткими та конкретними: чітко опишіть завдання штучному інтелекту. Що конкретніше ви сформулюєте запит, то кращі результати отримаєте. Наприклад, замість запиту: «Напиши допис для соцмереж», ви можете вказати: «Напиши допис у LinkedIn про переваги автоматизації з використанням штучного інтелекту для малого бізнесу. Наведи три конкретні приклади й заверши закликом до дії». 
• Призначте роль: накажіть штучному інтелекту виступити свого роду експертом. Наприклад, «Ти — конверсійний копірайтер світового рівня». Це допомагає керувати «мисленням» штучного інтелекту і може призвести до більш релевантних і якісних результатів. Якщо ви не впевнені, яку роль обрати, попросіть ШІ дати вам три різні ролі. 

• Надайте контекст: надайте штучному інтелекту необхідну довідкову інформацію, щоб він краще зрозумів ваш запит. Це може бути інформація про ваш бізнес, вашу цільову аудиторію або конкретну ситуацію, на яку ви посилаєтеся. 
• Використовуйте приклади: ШІ-моделі люблять приклади. Якщо вам потрібен певний формат або стиль, надайте ШІ приклад для наслідування.  
• Встановіть обмеження: скажіть штучному інтелекту, чого не потрібно робити або що треба включити. Це допомагає спрямувати вихідні дані у вірному напрямі. Наприклад, якщо ви не обслуговуєте підприємства електронної комерції, надайте інструкцію ШІ: «Не включати приклади електронної комерції». 
• Змінюйте та уточнюйте: якщо ви не отримали бажаного результату, уточніть запит і спробуйте ще раз.  

Для ефективних запитів використовуйте цю конструкцію: 

• Роль: призначте роль штучному інтелекту 
• Завдання: чітко сформулюйте, що ви хочете, щоб він робив 
• Тон: опишіть потрібний вам тон або стиль 
• Вимоги: перелічіть всі можливі специфічні вимоги 
• Приклади: за потреби наведіть приклади 
• Обмеження: зазначте будь-які обмеження або речі, яких слід уникати 

Ось приклад того, як це може виглядати на практиці: 

Ти — професійний менеджер соціальних мереж з 10-річним досвідом роботи в B2B маркетингу. Напиши пост у LinkedIn про переваги автоматизації на основі штучного інтелекту для малого бізнесу. Використовуй професійний, але дружній тон. Пиши так, ніби пояснюєш колезі за кавою. Наведи три конкретні приклади того, як автоматизація на основі штучного інтелекту може принести користь малому бізнесу. Заверши допис закликом до дії, який заохочує читачів досліджувати інструменти автоматизації ШІ. Ось приклад структури, якої я хочу, щоб ти дотримувався: [Вставити приклад допису]. Не згадуй конкретні інструменти або бренди для автоматизації ШІ. Уникай технічного жаргону, який може бути незрозумілим власникові малого бізнесу. 

Визначте тригер 

Далі визначте, з чого почнеться автоматизація — подію, яка запустить весь ваш робочий процес.  

У Make цей тригер представлений першим модулем у вашому сценарії. Наприклад, ви можете запустити автоматизацію, коли новий файл додається до певної папки Google Drive, або голосова нотатка надсилається на визначений канал Slack, або новий рядок додається до бази Airtable, або коли ви отримуєте електронний лист із певною темою. 

Головне — обрати тригер, який точно вказуватиме, коли має розпочатися автоматизація. 

Візуалізуйте свій робочий процес у Make 

Використовуйте Make, щоб візуально відобразити робочий процес автоматизації, за потреби під'єднайте різні інструменти та сервіси. Саме тут наочний підхід Make стає особливо корисним. 

Щоб налаштувати тригер у Make, створіть новий сценарій, а потім натисніть іконку «+», щоб додати новий модуль до нього. 

Після цього знайдіть і оберіть програму, яку ви хочете використовувати як тригер (наприклад, Google Drive, Slack, Airtable або Gmail). Після вибору програми, вам потрібно буде обрати конкретну подію запуску із запропонованих варіантів. Наприклад, якщо ви використовуєте Google Drive, то можете обрати «Новий файл» як тригер. 

Далі вам потрібно буде авторизуватися в сервісі, який ви використовуєте.  

Після авторизації вам потрібно буде зазначити точні умови, за яких запуститься автоматизація. Це може бути вибір папки на Google Drive або каналі Slack, або налаштування фільтрів для вхідних листів. 

Приділіть час налаштуванню кожного етапу робочого процесу, щоб забезпечити правильне передавання даних між різними інструментами та сервісами.   

Порада професіонала: Make Foundation, допоможе в налаштуванні робочих процесів.  

Автоматизуйте решту етапів робочого процесу 

Для кожного наступного кроку вам потрібно буде налаштовувати модуль у Make, вказавши, які дані мають бути передані з попереднього кроку і яким чином вони мають бути оброблені та додавши різні інструменти та сервіси, якщо це необхідно. Приклади таких кроків: 

• Використання Slack для комунікації: надсилання сповіщень або оновлень членам команди 
• Використання Whisper API для транскрибування: перетворення аудіофайлів на текст 
• Використання Airtable для зберігання даних: зберігання створеного контенту або відстеження ходу робочого процесу 

Відкрийте сценарій Make, де ви вже налаштували тригер, і натисніть значок «+» після модуля тригера, щоб додати нову дію. 

У рядку пошуку введіть назву програми або сервісу, який ви хочете використовувати (наприклад, Slack, Whisper API або Airtable), і оберіть програму зі списку результатів. 

Далі оберіть конкретну дію, яка має виконуватися в цій програмі.  

Наприклад: 

• Для Slack: «Надіслати повідомлення» 
• Для API Whisper: «Транскрибувати аудіо» 
• Для Airtable: «Створити запис» 

Налаштуйте модуль, заповнивши необхідні поля. Зазвичай це передбачає вхід до вашого облікового запису сервісу і вибір конкретних деталей, наприклад, в який канал Slack публікувати повідомлення або яку базу Airtable використовувати. 

Далі слід зіставити дані з попередніх кроків з полями вашого нового модуля. Для цього натисніть на маленьку іконку «мапа» поруч із полем. В інтерфейсі мапування ви побачите доступні дані з попередніх кроків. Оберіть відповідний пункт, щоб перенести ці дані у новий модуль. 

За необхідності додайте будь-яку додатковий етап обробки. Наприклад, ви можете використовувати вбудовані функції Make для форматування тексту або виконання обчислень.  

Натисніть «ОК», щоб зберегти конфігурацію для цього модуля. Повторіть ці кроки для кожної наступної дії у вашому робочому процесі. Після додавання всіх кроків натисніть «Зберегти», щоб зберегти весь сценарій. 

Нарешті, протестуйте свій робочий процес — натисніть «Запустити один раз» і слідкуйте за виконанням, щоб упевнитися, що кожен крок працює, як очікувалося. Внесіть необхідні корективи та продовжуйте тестування, доки все не запрацює ідеально. 

Включіть етапи затвердження 

Включіть етапи затвердження у свій робочий процес для таких важливих завдань, як публікація в соціальних мережах. Рік рекомендує використовувати для цього Airtable. Цей сервіс дозволяє переглядати та затверджувати контент до його публікації, що забезпечує контроль якості навіть в автоматизованому процесі. 

Оригінальна стаття перекладена та підготовлена компанією MK:translations.